O que significam CC e BCC em e-mails?

O que significam os termos CC e BCC?

Os e-mails CC e BCC são de extrema importância na comunicação com seus clientes e colaboradores, e o seu uso correto poderá impulsionar seus projetos e vendas. Ao mesmo tempo, erros na hora de decidir quem poderá visualizar as mensagens e quem as recebeu podem prejudicar relações, e até acarretar em problemas legais.

CC e BCC são termos em inglês, criados na época em que cartas escritas eram a principal forma de comunicação à distância. CC significa “Carbon Copy”, ou cópia em carbono no Português. Já o BCC é a “Blind Carbon Copy”, ou cópia oculta em carbono . Antigamente, a forma mais prática de copiar um documento escrito à mão era utilizar um papel carbono entre duas folhas – bastava escrever na folha de cima para que o conteúdo fosse copiado para a outra. Assim, a folha de baixo era a “cópia carbono”.

Nos e-mails, a CC nada mais é do que uma cópia idêntica da mensagem enviada a um outro destinatário. Incluir um contato nesse campo significa então que todos da lista receberão o e-mail. Já a BCC é o que chamamos no português de cópia oculta. Neste caso, a cópia da mensagem é enviada, mas os endereços dos destinatários não são revelados, então nenhum contato terá acesso ao endereço de e-mails dos demais.

As mensagens CC são adequadas para comunicação interna, listas menores e para fins de transparência, além de facilitar projetos e a troca de informações entre uma equipe. Já as mensagens BCC são mais adequadas para a comunicação empresa-cliente, e-mail marketing e disparos em massa, com o intuito de preservar a privacidade de cada indivíduo e evitar a caixa de spam.

O que significa CC?

A CC no Português tem o significado de “com cópia”. A mesma mensagem é enviada para todos os contatos que tiveram endereço inserido no campo, e os endereços dos destinatários ficam visíveis. Assim, é possível saber quem mais recebeu o e-mail.

Quando usar CC em um e-mail?

A ideia de enviar um e-mail com cópia é dividir o conteúdo de uma mensagem com outras pessoas que precisam estar cientes do mesmo. Geralmente, a mensagem é enviada à um destinatário principal, e os demais a recebem, contanto que seus endereços tenham sido inseridos no campo CC. Alguns dos motivos principais para enviar uma mensagem com cópia:

• Manter a transparência na comunicação dentro de uma empresa;
• Quando é importante que os outros destinatários saibam quem mais foi informado sobre algo;
• Quando o fato de outras pessoas saberem quem mais recebeu a mensagem não é um problema.
• Apresentar um membro novo à equipe;
• Deixar a comunicação entre as partes registrada.

Usos comuns de CC em comunicações empresariais

As mensagens CC costumam ser utilizadas no mundo empresarial para:

• Comunicação transparente dentro de uma equipe;
• Atualização de processos ou de um projeto conjunto;
• Manter todo mundo informado e se certificar de que todas as respostas sejam visualizadas por todas as pessoas;
• Apresentar destinatários uns aos outros;
• Enviar informes padronizados que precisam ser de conhecimento geral.

Para traçar um paralelo, mensagens com cópia podem ser consideradas uma versão formal de um grupo de WhatsApp – todo mundo recebe a mesma mensagem, e todo mundo vê a resposta (caso o destinatário não faça a alteração para responder apenas ao remetente original).

O que significa BCC (Cco)?

Ao contrário da mensagem CC, a BCC (ou Cco) é um e-mail enviado com cópia oculta. Quando esse campo é utilizado, os outros destinatários não sabem que o e-mail foi enviado para outra pessoa, e nem que essa outra pessoa o recebeu – apenas o remetente tem essa informação. 

Quando usar BCC em um e-mail?

Imagine uma lista de contatos para quem você irá disparar sua nova campanha de e-mail marketing. Imaginou? Agora imagine vazar, involuntariamente, o endereço de cada um deles para todo mundo que está em sua lista. Sem dúvida, isso seria um problema, e dos grandes – especialmente considerando a LGPD. Assim, o BCC tem como principal benefício o sigilo dos endereços. Outros motivos para usar e-mails com cópia oculta são:

• Na comunicação empresarial, quando há necessidade de quem alguém esteja ciente, mas não é interessante que todos saibam disso (mensagens com cópias ocultas para gerentes, por exemplo);
• Facilitar o envio de e-mails para um público maior, sem prejudicar dados ou a privacidade dos indivíduos;
• Para comunicação institucional com clientes.

Com o serviço de e-mail marketing da Selzy, todo o processo de montagem e divisão da sua lista de contatos fica mais prático e seguro. Em nosso blog, você também encontra um guia completo sobre e-mails de apresentação para conquistar novos clientes. Não se esqueça de enviar as mensagens utilizando o BCC.

Qual é a diferença entre CC e BCC?

As diferenças entre CC e BCC são:

• Sigilo dos endereços: nas mensagens CC, todos os endereços são expostos, enquanto que na BCC, não é possível saber que um destinatário recebeu o e-mail;
• Respostas enviadas com cópia para a lista serão visualizadas por todos os contatos;
• O cabeçalho do e-mail exibe a lista de contatos que receberam cópia em mensagens CC. Nas mensagens enviadas com BCC, somente o destinatário principal tem o endereço exibido.

Quando não se deve usar CC ou BCC em um e-mail?

As mensagens enviadas CC não são indicadas quando:

• Há a necessidade de proteger os dados da sua lista de contatos;
• Você não quer que as demais pessoas saibam quem recebeu o e-mail;
• Você precisa que um indivíduo receba o conteúdo sem o conhecimento dos outros destinatários;
• A lista de contatos é extensa.

Para as mensagens no estilo BCC, evite utilizá-las:

• Em casos onde a transparência é necessária;
• Para correspondência profissional;
• Para prejudicar colegas de trabalho ao incluir destinatários ocultos a fim de expor um erro ou situação desfavorável;
• Quando a informação dividida em um e-mail é confidencial e somente os destinatários de uma lista podem ter ciência dela;
• Em casos de comunicação interna entre uma equipe, onde todos precisam estar cientes do que está acontecendo.

Melhores práticas para o uso de CC e BCC no e-mail marketing

Agora que já discutimos os benefícios e desvantagens do uso de CC e BCC nos e-mails, podemos dizer que a escolha correta fará uma grande diferença na comunicação com seus clientes. É hora de saber como utilizar essas duas funções para beneficiar o e-mail marketing de sua empresa.

Evitando filtros de spam

De nada serve uma mensagem de e-mail não entregue ou que vai parar na caixa de spam do destinatário. Na realidade, serve para desperdiçar tempo e recursos. E-mails CC tendem a cair em filtros de spam devido à longa lista de endereços visíveis. A natureza das campanhas de e-mail marketing já prevê disparos em massa – e as mensagens BCC podem ajudar que o conteúdo seja entregue.

Um bom conteúdo que não ative os alertas de spam dos servidores, aliado ao uso correto e ético do BCC, evita dores de cabeça posteriores, como o bloqueio do seu domínio ou que seus e-mails sejam considerados lixo eletrônico. Não se esqueça também de fornecer o opt-out, afinal, nem sempre um usuário quer continuar recebendo nossas mensagens. Esse fator é importante, já que:

• O cliente se sentirá mais respeitado ao ter a opção de sair da sua lista de contatos;
• Mensagens não abertas do mesmo domínio tendem a ser enviadas para a caixa de spam depois de um certo tempo;
• Muitas mensagens enviadas à caixa de spam dos seus destinatários prejudicam a reputação do domínio, o que pode gerar outras complicações em termos de entregabilidade no futuro.

Protegendo a privacidade dos assinantes

Enviar um e-mail institucional para uma lista de clientes tornando o endereço de cada pessoa público é uma excelente maneira de prejudicar a relação empresa-cliente, além de gerar possíveis problemas legais. Um endereço eletrônico pode revelar outras informações, como por exemplo, a empresa ou local de trabalho de um indivíduo. 

A Lei Geral de Proteção de Dados exige que as empresas protejam os dados dos clientes e limitem a exposição deles. Novamente, as mensagens BCC podem ser solução – ou o uso de uma ESP como a Selzy. Através da BCC, você poderá conversar com a sua base de contatos sem prejudicar a privacidade de ninguém. Trata-se de uma forma de demonstrar o respeito que a sua empresa tem por cada cliente ao não expor informações confidenciais ou cujo compartilhamento não foi previamente autorizado. 

Esperamos que nosso guia ajude você a tomar a melhor decisão na hora de decidir para quem e em qual forma enviar seus e-mails. Até a próxima!