Sua campanha de e-mail marketing está pronta para ser disparada. O texto ficou ótimo, você caprichou nas imagens e no SEO, escolheu um assunto atraente e até incluiu links para redes sociais. Infelizmente e para seu desespero, após clicar em “Enviar”, você é surpreendido por uma mensagem de erro. Houve uma falha no envio do e-mail e ele não chegou aos destinatários!
Situações assim testam a paciência de qualquer um. Antes de jogar o computador pela janela, respire fundo e leia este artigo. Vamos desvendar as causas e possíveis soluções para o problema.
Por que aparecem mensagens de erro como “Mensagem não entregue” ou “Falha ao enviar e-mail”?
Seja uma conversa presencial, um telefonema, uma troca de emails ou a publicação de um artigo, toda forma de comunicação envolve vários elementos, que precisam estar alinhados e funcionando corretamente para que ela seja bem-sucedida. No envio de emails, as falhas mais comuns acontecem na ponta do emissor, na do receptor, ao longo do canal ou mesmo na própria mensagem.
- Emissor é quem envia a mensagem, ou seja, o remetente do e-mail (você). Quando ocorre uma falha no emissor, significa que a mensagem sequer deu a largada.
- Mensagem é o seu e-mail – ou melhor, o que está contido nele. Um dos motivos de falhas no envio de e-mails pode estar no conteúdo da sua mensagem.
- Canal é o caminho percorrido entre a sua caixa de saída e a caixa de entrada dos seus leitores. Essa estrada é de responsabilidade dos servidores de e-mail na internet; um problema neles pode impedir que sua mensagem chegue do outro lado.
- Receptor é o destinatário – sua lista de e-mails, o público-alvo de sua campanha de marketing. A mensagem pode ter percorrido todo o caminho sem percalços e ainda assim encontrar um obstáculo na linha de chegada.
Numa campanha de marketing por e-mail, mandamos nossa mensagem para centenas ou até milhares de receptores. Não é viável querer resolver problemas individuais de recebimento que ocorram pelo lado deles. Já os outros três elementos de comunicação estão dentro do escopo do seu controle – e acabam tendo um impacto muito maior, pois afetam todos os envios. Como fazer então para corrigir e evitar falhas no envio de e-mails?
Meus e-mails não estão chegando aos destinatários. Como resolver?
Caso você não esteja conseguindo enviar e-mails, confira esta lista com soluções para os possíveis problemas:
1. Certifique-se de que sua conexão com a internet é estável
Sem a Internet, o email não existiria – e sem uma conexão, a comunicação não acontece. Caso sua conexão com a internet esteja instável ou oscilando, sua máquina (o emissor) pode não conseguir estabelecer contato com o servidor de e-mail por tempo suficiente para concluir o envio. Experimente alternar entre Wifi, dados móveis e/ou cabo, ou entre em contato com seu provedor de internet caso você constate que há falhas no serviço.
2. Verifique as configurações do servidor SMTP
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol, ou protocolo simples para transferência de mensagens) é o protocolo de internet usado especificamente para o envio de mensagens de e-mail (o recebimento usa os protocolos IMAP ou POP3). Quando clicamos em “enviar”, todas as informações da nossa mensagem vão para o servidor SMTP do nosso provedor de serviço de e-mail. Como numa agência do correio físico, o servidor SMTP analisa essas informações e “separa os malotes”, distribuindo as mensagens para os caminhos apropriados de forma que elas cheguem no destino correto.
As configurações de servidor SMTP para os provedores de e-mail mais populares são feitas de maneira automática por programas de envio de mensagens como o Google Mail, o Microsoft Outlook ou o Mozilla Thunderbird. Outros provedores terão suas próprias configurações, sempre num formato semelhante a “smtp.provedor.com”. Verifique a página de configurações do seu provedor ou entre em contato com o suporte para checar se está tudo certo.
3. Altere a porta SMTP
Os leitores mais jovens talvez não peguem a referência: vocês se lembram do “Porta dos Desesperados”?
Em seu programa de TV, o apresentador Sérgio Mallandro fazia os participantes abrirem uma entre três portas, atrás das quais se escondia um prêmio… ou um personagem assustador. Por sorte, você não corre o risco de abrir uma porta SMTP e ser atacado por um lobisomem, mas precisa verificar a configuração delas para garantir que seu e-mail chegue ao destinatário.
As portas SMTP são os canais através dos quais o servidor SMTP vai enviar sua mensagem de e-mail para o endereço de destino. Elas são representadas por números, sendo a porta 25 a mais comum delas. Porém, justamente por ser a mais comum, ela pode ser bloqueada por alguns provedores para evitar spam e mensagens maliciosas. Experimente trocar esse número para 465 ou 587 e faça um teste de envio. Estas portas são mais seguras, pois oferecem suporte a encriptação e protocolos mais atualizados.
Para fazer essa mudança, no Outlook, vá para o menu Ferramentas > Configurações de Conta > Alterar > Mais configurações e confira a aba “Avançado”. No Thunderbird, o caminho é Ferramentas > Configurar Contas > Servidor de envio (SMTP) > Editar.
4. Confirme os nomes de usuário e senhas
Se você usa um aplicativo de e-mail e, além de não conseguir enviar mensagens, também está observando problemas para recebê-las na sua caixa de entrada, muito provavelmente há algo de errado nas configurações de login do seu cliente de e-mail. Os aplicativos de e-mail costumam detectar o usuário automaticamente no momento de criação da conta no programa, mas nem sempre essa detecção é bem-sucedida. Se você inseriu manualmente o nome de usuário e senha, verifique se não há algum erro de digitação.
- No Outlook, clique no menu Arquivo > Informações > Configurações de conta, depois clique duas vezes na conta de e-mail desejada.
- No Gmail, o caminho é Configurações > Contas e Importação, em seguida role até “Enviar email como” e clique em “editar informações” na conta de sua escolha.
- Já no Thunderbird, comece clicando na barra de tarefas em Ferramentas > Configurações de Conta e selecione a conta que deseja conferir.
5. Inspecione as configurações do antivírus ou firewall
Não encontrou nenhum problema até agora, mas continua sem conseguir enviar e-mails? Confira seu antivírus e/ou firewall. Alguns programas antivírus têm funcionalidades que interferem na operação de clientes de e-mail, bloqueando as portas SMTP. Se você já mudou o número da porta e continua sem conseguir enviar, experimente desativar a funcionalidade de e-mail no antivírus ou no firewall e faça um novo teste de envio.
6. Não seja confundido com spam
Sabia que este é o erro de entrega mais comum no email marketing? Pois bem, mesmo que o lado técnico esteja 100%, você pode não estar alcançando seus destinatários por um problema na sua mensagem. Usar um excesso de termos de urgência e maiúsculas (“clique AGORA!!!”), não usar listas de assinatura opt-in e enviar emails com muita frequência são apenas alguns dos fatores que podem fazer um servidor de e-mail levantar a bandeira de alerta e suspeitar das suas intenções. Fique atento a esses detalhes para que sua campanha, preparada com tanto carinho, não acabe caindo no filtro anti-spam.
7. Endereços de e-mail na blacklist
Outra questão que pode estar impedindo o envio dos seus e-mails é se o seu endereço de e-mail ou domínio tiver sido inserido numa blacklist, também conhecida como lista de bloqueio. O nome pode fazer você se sentir um criminoso, mas o problema é relativamente comum. Isso acontece porque algum servidor de e-mail de destino detectou atividades suspeitas, como denúncias de spam ou más práticas de envio (tentar enviar várias mensagens num curto intervalo de tempo, por exemplo).
Você pode verificar se seu e-mail está numa blacklist através do site MXToolBox. Informe seu endereço de e-mail no campo indicado e confira os resultados. Caso seu domínio esteja em alguma lista, entre em contato com o operador dela para solicitar a remoção.
Um jeito de garantir que seu e-mail não seja tratado pelo servidor como uma mensagem maliciosa é recorrer à autenticação de e-mail. O processo de autenticação da sua conta envolve algumas etapas, mas certifica para os servidores de recebimento que você é um remetente de confiança, o que evitará muitas dores de cabeça no futuro.
8. Problemas com anexos
Um problema relativamente simples que também está relacionado ao conteúdo da mensagem é a presença de anexos. Se o arquivo que você deseja enviar for grande demais, seu cliente de e-mail vai alertá-lo disso no momento em que você tentar anexá-lo.
No Gmail, o limite máximo para envio é 25 MB, mas esse é o tamanho final da mensagem, após conversão do arquivo para o formato de envio .mime. Para garantir, use arquivos com menos de 12,5 MB. Caso seu arquivo tenha mais do que isso, o Gmail oferece a alternativa de salvá-lo no Google Drive conectado à sua conta de e-mail – nesse caso, o que vai no corpo da mensagem é um link para o arquivo na nuvem.
No Outlook, além do limite de tamanho de 20 MB, o programa também impede que você anexe arquivos em formatos que possam conter vírus, como .exe. Para enviar esses arquivos, você precisa compactá-los em formato .zip ou similar, ou salvá-los na nuvem e enviar apenas o link, semelhante ao Gmail.
Vale lembrar que, nos dois casos, o limite de tamanho se refere à soma de todos os arquivos anexados. Portanto, verifique a quantidade de anexos presentes e de preferência junte todos eles num único arquivo .zip.
💡Se quiser mais informações sobre esse tema, temos um artigo todinho dedicado ao tamanho máximo de e-mails.
Soluções adicionais
Mesmo que você já tenha verificado todas as questões anteriores e ainda não tenha conseguido enviar sua mensagem, não é hora de jogar a toalha. Ainda temos mais alguns testes a fazer. Confira os pontos abaixo:
1. Tente outro cliente de e-mail
Talvez o problema esteja no programa que você está usando para enviar a mensagem. Em vez de usar um cliente de e-mail, experimente entrar na sua conta pelo navegador ou pelo aplicativo do celular e veja se consegue enviar por ali.
Se isso funcionar, uma opção é fazer uma limpeza do cliente de e-mail, excluindo histórico e cookies. Outro caminho um pouco mais drástico, mas que pode ser mais rápido, é desinstalar e reinstalar o programa na sua máquina.
2. Entre em contato com o suporte ao cliente
Quando a tecnologia parece estar contra nós, o apoio de outro humano pode ser nossa melhor arma. A má notícia é que se você estiver com problemas para enviar qualquer tipo de e-mail, esse meio de contato provavelmente também vai estar indisponível para falar com o suporte do seu provedor.
A alternativa nesse caso é buscar páginas e fóruns de suporte. O Gmail tem uma forte comunidade de ajuda, assim como a Microsoft. Confira no site do seu provedor de serviços de e-mail quais ferramentas de suporte eles oferecem.
3. Faça uma varredura contra malware
Esperamos que esse não seja o seu problema, afinal, ninguém quer ter que lidar com contaminações por vírus e malwares. Porém, é possível que sua conta de e-mail tenha sido infectada. Caso isso tenha acontecido, você poderá observar movimentações estranhas na conta, como por exemplo mensagens na pasta “Enviados” com assuntos suspeitos e que você sabe que não enviou. Você também deve conferir as mensagens de erro de envio – aqueles e-mails com “mailer-daemon” na sua caixa de entrada. Veja se a mensagem à qual eles se referem é mesmo um e-mail que você estava tentando enviar.
Se constatar que seu problema é um malware, o primeiro passo é rodar um bom antivírus na sua máquina. Depois da limpeza, entre nas configurações do seu e-mail e remova o acesso de todos os dispositivos conectados à sua conta, e em seguida atualize sua senha e ative a verificação em duas etapas.
4. Crie um e-mail profissional
Se você estiver usando um e-mail gratuito (como Gmail e Hotmail) para fazer uma campanha de e-mail marketing, pode ser que você esteja esbarrando nas limitações naturais dessas ferramentas. O Gmail, por exemplo, limita o envio a 500 destinatários em uma mesma mensagem ou 500 e-mails por dia. Pode parecer muito para quem está começando a trabalhar com marketing por e-mail, mas quem já tem um banco de dados de clientes mais robusto pode se ver impedido de crescer.
Na Selzy, o uso de domínios gratuitos é permitido de forma limitada, especialmente para fins de teste, mas é recomendado criar um e-mail profissional para ter acesso a todas as ferramentas das campanhas. A plataforma também oferece o serviço de configuração da autenticação de e-mail, deixando sua conta ainda mais confiável.
Considerações finais
Esperamos que algum dos itens desta lista tenha resolvido seu problema. Como qualquer tecnologia, o e-mail também pode gerar algumas dores de cabeça, mas depois de solucioná-las temos em mãos uma excelente ferramenta para alcançar nosso público-alvo, fortalecer a marca e criar campanhas bem-sucedidas. Não desanime com as pedras no caminho e boa sorte!
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