Cold e-mail: guia completo para iniciantes em 2025

O que é cold e-mail? Definição e casos de uso

Para ilustrar melhor o que é cold e-mail, vamos fazer uma analogia aqui: imagine que você tem interesse romântico em uma pessoa, mas você não a conhece pessoalmente, nem amigos em comum. Então como se aproximar? Voltando ao mundo do marketing, você faria isso justamente através do cold e-mail, ou e-mail frio, que nada mais é do que uma mensagem enviada para pessoas que ainda não conhecem a sua marca.

Precisamos considerar as seguintes questões:

• Existe um grau de desafio, afinal, será um contato inesperado.
• A ideia é iniciar uma conversa de maneira menos intrusiva possível, então é necessário ter muita cautela com o tom.
• É a alternativa mais barata – e mais arriscada – das campanhas publicitárias.
• Muitas vezes podem dar acesso direto às pessoas que tomam decisões de compra.

Assim, essa ferramenta de prospecção é mais viável e tem como objetivo a geração de leads, mas com um custo-benefício geralmente mais vantajoso.

O cold mailing também funciona muito bem para vendas complexas, permitindo que você chegue a clientes que geralmente não procurariam a sua empresa e as soluções que ela oferece. Justamente por isso, muitos o chamam de prospecção ativa.

É legalmente aceito enviar cold e-mails?

Muitas pessoas confundem cold e-mails com spam, e não, eles não são a mesma coisa.

O spam é um disparo em massa, sem segmentação ou personalização. Além disso, costuma conter informações falsas ou o famoso clickbait (do inglês, uma “isca de clique” para atrair o usuário, podendo inclusive conter vírus ou conteúdo malicioso). Já o cold e-mail traz personalização, conteúdo relevante e valor agregado ao possível cliente. É o outbound por e-mail.

Legalmente falando, existem algumas diretrizes a serem seguidas no envio de cold e-mails:

• Para e-mails enviados aos EUA, o CAN-SPAM (um conjunto de leis relacionadas ao envio de e-mails comerciais) determina que todo e-mail deve conter um link para opt-out, oferecendo ao lead a chance de não receber mais mensagens da sua empresa;
• Na Europa, o GDPR (General Data Protection Regulation, ou Regulações Gerais sobre Proteção de Dados) é mais rigoroso, e você precisa obter o consentimento do cliente antes de enviar os e-mails.
• O Brasil tem a sua própria LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), bastante inspirada na GDPR.

Como enviar cold e-mails respeitando a LGPD?

A grande diferença é que a LGPD trabalha com duas bases legais para o envio de e-mails:

• o consentimento do usuário
• o legítimo interesse da empresa.

Neste caso, o envio de e-mails, mesmo que sem o consentimento de um contato, é legal desde que seja considerado necessário para a realização das atividades comerciais de uma empresa. Assim, enviar cold e-mails é legalmente aceito, desde que você evite o spam, ofereça o opt-out e consiga provar que tal envio é necessário para a prática de suas atividades comerciais. 

Para isso, você deve:

• Encontrar seus leads de forma ética – por exemplo, através de um evento;
• Nunca comprar listas de e-mails. É uma maneira rápida de ser considerado spam ou até entrar para uma blacklist;
• Validar os endereços obtidos;
• Oferecer um link de descadastro.

Cold e-mail vs. e-mail marketing

Embora ambos sejam estratégias de marketing digital, cold e-mail e e-mail marketing têm técnicas distintas, formatos diferentes e não devem ser tratados da mesma forma. O e-mail marketing, por definição, é o uso de mensagens eletrônicas para fazer campanhas de relacionamento com clientes, com o intuito final de realizar uma venda. O caminho traçado para chegar até lá varia: mensagens promocionais, sequências de mensagens, e-mails sazonais, newsletters, etc. O e-mail marketing investe em design, conteúdo relevante e personalizado, links, botões call-to-action e muitas outras técnicas para estimular a interação e depois, a compra. Para saber mais, confira nosso guia completo sobre e-mail marketing.

No cold e-mail, o tom é diferente e mais humanizado – afinal, esse é o primeiro contato da sua empresa com um cliente que sequer a conhece, e que nem solicitou esse contato. Assim, é importante não confundir as coisas: o cold e-mail veio para substituir o intrusivo cold call (ligações telefônicas não solicitadas que também visam apresentar uma empresa e vender seus produtos) e deve focar em uma boa apresentação, de forma a não ser  inconveniente e evitar “empurrar” um produto para o cliente logo de cara. O último fator que diferencia ambos é que as mensagens de e-mail marketing não costumam ser feitas para receber uma resposta direta, enquanto que um cold e-mail pode ser escrito com esse objetivo.

Quais são os benefícios de enviar um cold e-mail?

Entre os principais benefícios das estratégias de cold e-mails, estão:

• Custo-benefício elevado em comparação à mídias pagas;
• Mais barato e menos invasivo do que telemarketing;
• Possibilidade de escalabilidade;
• Acesso direto às pessoas tomadoras de decisão;
• Facilidade de segmentação, para adaptar a mensagem a públicos diferentes.

Além disso, uma boa personalização de conteúdo e um serviço de automatização de e-mail também tornarão a sua vida mais fácil, sem a necessidade de redigir individualmente cada e-mail inicial para os seus clientes.

Quais são as desvantagens de enviar cold e-mails?

Seguem aqui alguns pontos para tomar cuidado na hora de enviar os seus e-mails frios: 

• Chance de ser ignorado, dependendo do tom e estrutura da mensagem;
• Possibilidade de ser tratado como spam;
• Dependência da qualidade da lista de contatos: quanto melhor, mais efetiva será essa estratégia. Mas se a lista for ruim…  serão grandes as chances de ser ignorado ou considerado spam;
• Pode ser considerado intrusivo, já que é um contato não solicitado;
• Possível dificuldade de identificar quem são os tomadores de decisão.

É importante ressaltar que uma boa parte das desvantagens pode ser remediada com conteúdo personalizado e relevante, uma boa lista de contatos (de preferência, mais atualizada quanto possível) e um trabalho prévio de segmentação antes dos disparos.

Como iniciar sua campanha de cold e-mail?

1. Pesquisa e segmentação

Embora seja difícil conquistar um cliente logo de cara, é melhor que a primeira impressão seja boa. Conquistar é difícil, mas basta um erro para perder um lead. Faça uma boa pesquisa sobre seus contatos, principalmente se estiver oferecendo serviços e produtos para outras empresas. Divida os destinatários por segmentos e se possível, procure identificar quem são os tomadores de decisão para cada empresa. Através dessas informações, a abordagem a ser adotada ficará mais clara.

2. Criação de um modelo e personalização

Com as informações relevantes em mãos, crie um modelo padrão, para depois alterá-lo com relação aos diversos segmentos. Através da plataforma da Selzy, o processo fica bem fácil. 

No painel de controle da Selzy, clique em criar campanha.

Você será redirecionado para a página de design de e-mail, como na foto acima. Basta clicar em “começar do zero” ou “projetar e-mail”. Se preferir, selecione um dos templates disponíveis e faça as alterações que desejar.

Agora basta adicionar os detalhes principais: assunto, remetente, o seu texto de introdução e outros elementos que podem tornar o seu e-mail mais atrativo. Uma dica importante: evite a poluição visual e tenha bastante cuidado na seleção das imagens. A ênfase principal é na mensagem e na oferta de valor que ela traz, e o excesso de fotos ou vídeos podem ser prejudiciais nesse sentido. Quando terminar, basta clicar no botão “continuar”, no canto superior direito.

Na próxima página, adicione assunto e remetente, e depois clique em continuar. Certifique-se de que está enviando o seu e-mail através de um domínio verificado – para te ajudar, a nossa plataforma pede a verificação do endereço inserido.

Agora, insira os contatos e divida-os por segmento. É simples, basta passar o cursor do mouse em cima do nome de sua lista (na foto, “Minha primeira lista”.) Ao fazer isso, você verá as opções de “adicionar contatos” e “segmentos”.

Na página de segmentação, você pode alterar os filtros e condições para automatizar o processo de envio para cada segmento. 

Finalmente, revise e finalize. É possível ainda programar o reenvio para contatos que não abriram a mensagem e configurar o cancelamento de assinatura. Com o processo concluído, basta enviar as mensagens. A plataforma Selzy também oferece opções de fluxo de automação de e-mails, onde você pode configurar condições para o envio automático de novas mensagens, de acordo com as ações tomadas por cada contato.

3. Estabeleça uma frequência de envio

Ninguém gosta de receber muitos e-mails de um mesmo remetente em um curto intervalo. Adicione isso ao fato de que nos cold e-mails, o contato não foi solicitado, e uma frequência de envio muito alta é uma receita para o desastre, para a caixa de spam e para a lista negra de domínios de e-mail. Utilize as informações obtidas sobre seus contatos e procure estabelecer uma cadência adequada: não deixe que seus clientes se esqueçam de você completamente, mas também não estimule a fadiga.

4. Faça testes, analise os resultados e adapte o que for necessário

A prática dos testes A/B (onde duas versões são enviadas, e seus desempenhos são comparados) é vital para entender o que está funcionando ou não. Além disso, as plataformas de e-mail marketing em geral oferecem dados relacionados ao desempenho de suas campanhas. Você pode experimentar textos diferentes, linhas de assunto diferentes, analisar a performance dos seus e-mails em cada segmento, e depois adaptar o que for necessário para melhorar esses resultados. No caso da Selzy, assim que a sua campanha for enviada, você terá acesso aos dados de desempenho, que serão mostrados em gráficos na página inicial ou na área de campanhas. 

Melhores práticas e dicas para escrever um bom cold e-mail

Nome do remetente

O nome do remetente utilizado deve inspirar confiança, afinal, é a primeira coisa que o destinatário verá. E-mails não são cartas, onde o fator curiosidade ainda faria alguém abrir o envelope – aqui, sua mensagem pode ser sumariamente descartada se gerar estranhamento em quem está do outro lado. Algumas dicas: estabeleça uma conexão entre a empresa e o nome do remetente (como na foto acima) e opte por tratar o potencial cliente primeiro nome.

Outra opção é utilizar um nome genérico, como “time/equipe da empresa X” ao invés de um nome próprio, o que pode dar um ar mais institucional para sua mensagem. Vale avaliar de acordo com o nível de formalidade que seu público-alvo espera ou que seu produto/serviço inspira.

Linha de assunto

A linha de assunto é igualmente importante na hora de convencer o contato a abrir sua mensagem. Procure manter a linha de assunto curta, objetiva, adicione personalização e utilize as palavras mais importantes no início – se o usuário estiver em um dispositivo móvel, nem sempre a linha de assunto aparece completa em smartphones, por exemplo.

Embora a ideia seja convencer o usuário a abrir seu e-mail, não faça grandes promessas e principalmente, ofertas falsas ou enganosas. Aqui em nosso blog, também temos um guia completo sobre como evitar que seu e-mail seja considerado spam, e adivinhe: uma linha de assunto mal escrita ou com termos impróprios mandará seu e-mail direto para a caixa de spam.

Escreva um preheader

O preheader nada mais é do que um trecho de texto que aparece logo em seguida da linha de assunto na sua caixa de entrada, como na imagem acima. Escrever um bom preheader vale a pena – basta redigir um texto que complemente bem a linha de assunto e dê ao contato uma melhor ideia do que esperar ao abrir o e-mail.

Lembre-se de escrever algo curto, já que a maioria dos dispositivos móveis não exibe mais do que 50 caracteres. Se você precisar escrever mais do que isso, comece pelos termos essenciais.

Mantenha a objetividade

O ideal é que o seu cold e-mail contenha:

• O motivo do contato;
• Uma abordagem sucinta, focando nos problemas do destinatário e oferecendo soluções;
• Poucas imagens ou poluição visual.

A realidade é que o tempo de atenção que as pessoas destinam a qualquer coisa é cada vez menor, e a tendência é que ninguém pare para ler uma mensagem institucional longa, com uma oferta perdida em rios de texto. Lembre-se, o seu destinatário sequer conhece ou demonstrou interesse em sua empresa. Um cold e-mail é praticamente um pitch de vendas, ou seja, uma apresentação breve, concisa e de preferência, convincente. Menos é mais. Também evite muitas imagens e vídeos – o foco está no texto e na oferta. Finalmente, personalize o tom da mensagem de acordo com o seu segmento.

Elementos importantes: opt-out e call-to-action

Conforme a lei de alguns países, você só pode enviar um e-mail frio se oferecer o opt-out – a possibilidade dada ao usuário para sair da lista de contatos e não receber mais as mensagens enviadas por você. Pode parecer ruim que alguém faça essa opção, mas acredite, isso é melhor do que passar a ser considerado spam pelo servidor de e-mail do destinatário.

Como o objetivo do e-mail é abordar os problemas do contato e oferecer soluções, um botão call-to-action também é importante. Assim como no corpo do e-mail, mantenha a objetividade aqui: um bom botão CTA tem texto curto, design que se destaca, é visível e clicável. Também não peque pelo excesso! Um botão CTA feito e posicionado de maneira adequada já é suficiente.

Exemplo de texto para cold e-mail

O modelo acima contém um texto objetivo, com um conteúdo que indica que você entende os problemas do cliente e tem soluções adequadas para enfrentá-los, além de já abrir oportunidade para um segundo contato. Claro, não existe uma abordagem padrão para tudo. Você pode oferecer um botão CTA para que o cliente entre em contato, mas ofereça também a possibilidade de resposta para o e-mail. Evite enviar e-mails na forma “não responda”, que deve ser direcionada a e-mails transacionais. Aqui, o e-mail foi a primeira linha de contato estabelecida – é bom mantê-la aberta.

Considerações finais

Cold e-mails são grandes ferramentas de prospecção, e se utilizadas corretamente, podem ajudar você a converter mais leads, com o benefício de ter uma taxa de aquisição de cliente mais baixa com relação a meios como mídias pagas. Esperamos que nosso guia ajude você a adotar essa técnica e obter resultados ainda melhores para a sua empresa, e lembre-se, por mais que você invista na obtenção de clientes das mais diversas formas, em muitos casos, você precisa ir até as pessoas, se apresentar e como diz o velho ditado, vender seu peixe. Ele não se venderá sozinho. Boa sorte e boas vendas!