Como migrar de provedor de e-mail: um guia passo a passo

Como migrar de um provedor de e-mail para outro serviço

Para migrar de provedor de e-mails de uma forma profissional, acompanhe os passos que demonstramos a seguir.

Escolha bem o novo provedor

Antes de tomar qualquer atitude, saiba exatamente para qual provedor de e-mails você está mudando. Na hora de escolher um novo provedor, certifique-se de que ele contém alguns serviços básicos que garantem a continuidade ou melhoria do funcionamento do seu fluxo de e-mails. Recomendamos que, antes de analisar os custos do novo serviço, você preste atenção se essas utilidades básicas são oferecidas:

• Segurança. 
• • • Verifique se os usuários poderão configurar autenticação de dois fatores (2FA) caso desejarem; 
    • se o provedor usa criptografia para os dados em trânsito (TLS) e em armazenamento; 
    • e se há automatização de bloqueio ou filtragem de malwares e spams.

• Suporte técnico.

• • • Procure saber qual o horário de atendimento do suporte ao usuário oferecido pela plataforma, qual o idioma do atendimento (se for um serviço internacional, pode ser que eles não atendam em português, mesmo que o site onde você contrata o serviço seja nessa língua) e como você pode acessar (e-mail, telefone, chat);
    • e tente contratar servidores que oferecem atendimento personalizado, com uma equipe formada por pessoas, e não apenas atendimento automatizado com redirecionamento para tutoriais.

• Armazenamento.
  Tenha certeza de que o espaço de armazenamento oferecido corresponde ao mesmo tamanho ou maior – preferencialmente maior! – do que o serviço que você já usa. Isso vale também para o limite de número de contas de e-mail e outros recursos que requerem mais espaço no servidor.

• Suporte de migração.
  Os bons provedores de e-mail estão preparados para ajudar casos como o seu, em que é necessário fazer uma migração de dados já existentes em outro serviço. Procure saber se eles oferecem esse serviço e dê preferência para empresas que o oferecem; assim, em caso de necessidade, você contará com a assistência deles.

Faça backup dos dados existentes

Antes de começar a configurar o novo servidor de e-mails que você recém contratou, é necessário fazer uma cópia segura dos dados que serão transferidos. Esse backup é extremamente necessário, pois no caso de falha na migração ou na nova configuração, nenhuma informação sensível será perdida.

A maioria dos serviços de e-mail fornece uma exportação automatizada dos dados; cada um tem sua própria ferramenta de gerenciamento de exportação, então é necessário conferir no seu provedor atual como exportar esses dados cruciais.

Independente disso, para fazer um backup completo, identifique os dados que você vai salvar:

Listas de contatos

Todos os endereços de e-mails hospedados no seu servidor devem ter suas próprias listas de contato. Por exemplo, digamos que o seu domínio é “exemplo.com.br” e os usuários de e-mail deste domínio são no formato nome.sobrenome@exemplo.com.br — cada usuário, dentro do seu domínio, tem uma lista única de contatos. É possível salvar essas listas de e-mail na troca de servidor.

Arquivo de e-mails

Procure salvar o histórico de todos os e-mails de seus usuários antes da exportação. Assim, nenhum usuário perde qualquer mensagem trocada em seu histórico de e-mails. Para fazer isso, selecione a opção de transferir esses dados para um arquivo de exportação no servidor atual.

Também é importante verificar onde ficam armazenados os arquivos trocados através de e-mails, para incluí-los no backup.

Configuração de contas

Certifique-se de salvar os dados relativos a configurações internas das contas de usuário. Por exemplo: filtros, assinaturas, respostas automáticas e regras de mover mensagens automaticamente.

Autenticação

Nomes e endereços de usuários devem estar listados com os tokens e qualquer configuração relacionada a login (encriptação de senhas inclusa). Mesmo com a encriptação, é possível salvar as chaves e tokens sem que o usuário precise configurá-los novamente no novo servidor. Eles devem estar aptos a acessarem suas contas após a migração sem precisar resetar senhas, se possível.

Histórico e relatórios

Qualquer arquivo gerado automaticamente pelo servidor, como logs de acesso e atividades de todo tipo — como listas marcadas de spam e lixo eletrônico — devem entrar no backup. 

Configurando o novo serviço

Depois de escolher seu novo servidor de e-mails, você pode começar a configuração.

Inicie a transferência de dados

Você pode seguir esses passos simples para começar a transferir os dados de um servidor para o outro:

1. Verifique o protocolo geral de e-mail do novo provedor. O mais comum é o IMAP (Internet Message Access Protocol), mas também há o POP3 (Post Office Protocol) e o SMTP (Simple Mail Transfer Protocol);
   

2. Sabendo o protocolo, você pode sincronizar o novo servidor com o seu domínio. Para isso, procure saber o DNS (Domain Name Server) para preencher os campos de sincronização. Os dados de DNS são mais ou menos assim (usando o IMAP de exemplo aqui):
   Endereço: imap.seudominio.com.br
   Porta: 993
   Criptografia: SSL/TLS
   Use os mesmos dados do servidor antigo.
3. Configure as caixas de e-mail usando o mesmo padrão de antes. Exemplo: crie as caixas de entrada com os mesmos usuários, como nome.sobrenome@seudominio.com.br
   Caso tenha um grande volume de usuários e caixas, dê preferência à migração automatizada.

Atualize seus registros

Os registros de e-mail são como marcadores de mensagem que autenticam, direcionam e priorizam mensagens de e-mail em um domínio específico. Eles servem para garantir o recebimento de mensagens entre domínios, especificando servidores de acordo com a configuração. Também servem para garantir que nenhum serviço está se passando pelo seu domínio ou executando alguma ação maliciosa usando seus dados de DNS.

Esse tipo de dado é crucial para garantir a integridade dos e-mails.

Exemplo de um registro de e-mail DKIM:

seudominio.com   IN   TXT   “v=spf1 ip4:192.168.0.1 include:_spf.novoprovedor.com ~all”

O DKIM, sigla do inglês  que significa algo como “mensagem identificada por chave de domínio” é um tipo de registro de e-mail, funcionando como ferramenta de autenticação que verifica se uma mensagem foi realmente enviada e autenticada pelo domínio do remetente e se ela não foi modificada no caminho. 

Esse tipo de registro também ajuda na sua reputação de domínio, algo que influencia diretamente na confiança dos outros servidores de e-mails em receber suas mensagens.

Finalize a transição

Para finalizar a migração de provedor de e-mails com a certeza de que tudo deu certo:

1. Verifique se as listas de contato, calendário, arquivos de e-mail e configurações de cada conta foram transferidos corretamente.
2. Faça testes para garantir que a atualização dos registros de DNS foram bem sucedidas. Exemplo: use uma conta de usuário teste para enviar uma nova mensagem para um e-mail externo e verifique se o e-mail chegou.
   Importante: leve em conta que a propagação de um novo registro DNS pode levar até 48 horas.
3. Avise os usuários que a migração foi feita e comunique se houve qualquer alteração no webmail ou no cliente de e-mails adotado (Outlook, Thunderbird etc).
4. Continue monitorando o funcionamento dos e-mails manualmente, verificando logs de erros e conferindo relatórios DMARC (gerado automaticamente pelo provedor).

Dicas imperdíveis para transferir e-mails com eficiência

Use ferramentas de migração automática

Pode parecer estranho recomendar usar uma ferramenta automática de migração, mas na maioria dos casos essa é a melhor escolha. Principalmente quando há um número muito grande de contas de e-mail em um mesmo domínio.

Por isso é indispensável fazer o backup antes da migração. Assim você desfruta da migração automática, oferecida pela maioria dos provedores, e garante que nenhum dado será perdido na transferência, pois você terá uma cópia de tudo. Caso algum dado não seja importado corretamente, você pode corrigir com seu backup!

A maioria dos provedores de e-mails conta com tem sua própria ferramenta de migração e você pode usar o backup para corrigir qualquer dado cuja importação foi corrompida. Usando o serviços de e-mails Microsoft 365, por exemplo, você pode usar o Exchange, talvez a ferramenta de migração automática de e-mails mais conhecida. Já o Google Workspace oferece até mesmo a possibilidade de monitoração da migração usando o Google Admin Console. Informe-se com a equipe de suporte do novo provedor e use esse recurso se houver.

Organize seus e-mails

Para minimizar a possibilidade de perda de dados durante a migração, recomendamos que você organize suas caixas de e-mail e dados das contas. Além do backup, é bom verificar se há contas inativas ou obsoletas, quais endereços são críticos (por exemplo, caixas de e-mail coletivas onde muitos usuários utilizam, contas usadas para acessar serviços terceirizados, etc.), quais contas você pode deletar porque são desnecessárias e quais você pode simplesmente arquivar.

Outra dica importante é planejar um cronograma de migração, convidando os usuários a participarem do processo ao avisá-los dos dias em que poderá haver instabilidade na troca de e-mails por conta da migração — assim as pessoas podem se planejar de acordo.

Faça testes antes da migração completa

Antes de terminar a migração, você já pode testar o funcionamento do novo servidor usando o domínio de teste fornecido pelo serviço contratado. Todo novo servidor tem um domínio de teste e você pode usá-lo para avaliar conectividade, envio/recebimento etc antes de transferir e salvar os dados de registro definitivos do seu domínio.

Mantenha ambas as contas ativas temporariamente

Outra estratégia para garantir o sucesso da migração é manter os dois servidores funcionando por um tempo. Você pode fazer isso mantendo o servidor antigo como uma conta de backup por certo período, para caso o servidor novo tenha algum problema no início da operação.

Considerações finais

Migrar e-mails para um novo servidor exige atenção e cuidado antes, durante e depois do processo. Por isso, não poupe esforços, estudo e tempo antes de fazer uma. Para quem usa e-mail marketing, há uma preocupação a mais: escolher bem o novo servidor é tão importante quanto escolher bem a plataforma de envio de e-mails em massa — ambos influenciam na entregabilidade dos e-mails para seus clientes também. 

Por isso, não deixe de usar as ferramentas melhor indicadas para a migração e escolha sempre o melhor serviço disponível. Assim você garante uma migração sem dores de cabeça no futuro.