20 Modelos de e-mail prontos para enviar ao seu cliente

O que é um modelo de e-mail?

Modelos de e-mail são mensagens que seguem um padrão e estão semi-prontas para uso. Em vez de criar o seu próprio e-mail para cada cliente, a ideia é utilizar os modelos prontos e modificá-los de acordo com as suas necessidades. Podemos dividir os modelos de e-mail em três categorias:

• Transacionais;
• Promocionais;
• Relacionais.

E-mails transacionais informam aos usuários sobre uma ação realizada, e estão relacionados à transações. Alguns exemplos comuns são recibos de compra, confirmação de e-mail, ticket de suporte, notificações de entregas, entre outros. 

Já os e-mails promocionais são destinados a informar clientes sobre oportunidades de negócio e ofertas. Entre os exemplos mais corriqueiros, temos notificações sobre períodos de testes gratuitos, vouchers para uma primeira compra e descontos exclusivos. 

Finalmente, os e-mails relacionais tem como objetivo manter uma boa relação com o cliente. Mensagens informativas, links com novidades, e-mails com pesquisas de satisfação e newsletters são bastante populares dentro desta categoria. Através dos modelos de e-mail, é possível escolher um layout conectado ao que deseja – um e-mail de notificação de carrinho abandonado, por exemplo – e depois personalizar o conteúdo, a fim de evitar que cada contato com seus clientes envolva criar um e-mail diferente do zero.

Os benefícios de usar modelos de email

Economia de tempo

Imagine dedicar horas do seu dia para criar, individualmente, cada e-mail que irá enviar para os seus clientes, ou então responder cada uma das mensagens eletrônicas que você recebeu. Seriam horas e mais horas de trabalho, e os modelos prontos servem para que você consiga livrar o seu tempo para outras tarefas. Além disso, com certeza o tempo de resposta será mais rápido, o que vai ajudar nas pesquisas de satisfação posteriores.

Consistência e uniformidade

Ao utilizar modelos prontos para as mais diversas finalidades, você trará um tom mais profissional, formal e consistente para a sua comunicação. É humanamente impossível ser uma pessoa organizada a ponto de manter um padrão uniforme para todas as mensagens enviadas, principalmente à medida que a sua base de clientes cresce.

Através dos modelos de e-mail, os formatos, linguagem e abordagem serão mais homogêneos – obviamente com a dose de personalização adequada para cada caso e cliente.

Maior eficiência na comunicação

Pessoas diferentes terão formas diferentes de comunicação, sendo que a mesma orientação pode ser transmitida de várias maneiras. Embora a diversidade deva sempre ser celebrada, neste caso em específico, a ambiguidade pode deixar margem para erros de interpretação e gerar problemas no futuro.

Casos do tipo “a pessoa X havia me dito outra coisa” são extremamente comuns, e tal tipo de situação ainda gera um desconforto interno, já que você pode ter um colaborador desmentindo outro na frente do cliente. A padronização das instruções e mensagens é um grande passo para evitar constrangimentos ou o estresse desnecessário porque alguém entendeu errado, ou passou uma informação equivocada.

Minimização de erros

Erros acontecem, mas não tendem a ser bem vistos por quem está lendo. Em um mundo onde até comentários em redes sociais ou mensagens de WhatsApp tem ortografia ou gramática corrigidas pelas pessoas, imagine um e-mail institucional cheio de erros de digitação, concordância e afins. Novamente, os modelos de e-mail servem para facilitar a vida da sua empresa nesse sentido: a edição é mais rápida, o processo criativo é mais enxuto e quem está trabalhando no e-mail provavelmente terá que escrever menos.

Fácil personalização

Pense e responda sobre o que acha mais fácil: redigir um e-mail personalizado do zero para cada cliente, ou utilizar um modelo pronto, e fazer as alterações necessárias para dar um toque mais pessoal em cada mensagem? Definitivamente, a segunda opção vai tomar menos do seu tempo. É necessário também levar em conta que muitas das perguntas feitas por clientes são comuns e podem ser respondidas de forma mais padronizada.

Ao mesmo tempo, dentro do mesmo e-mail de resposta, é possível dar toques de personalização, como citar o nome do cliente, adicionar detalhes ou conteúdo mais relacionado ao segmento em que o cliente se encontra, entre outras possibilidades. Trata-se de otimizar tempo enquanto transmite ao cliente a sensação de receber um atendimento mais pessoal.

Os perigos do uso de modelos de e-mail

Falta de personalização

Antes que você pense que isso parece contraditório, vamos lá: é sim mais fácil personalizar dentro de um modelo do que criar do zero, e com certeza isso tomará menos do seu tempo. No entanto, isso só se aplica se você realmente se atentar ao que precisa ser personalizado e alterar as variáveis corretamente de acordo com cada cliente. Efetuar um disparo em massa sem respeitar esse fator tornará sua comunicação muito rasa, o que dificilmente vai ajudar no engajamento e taxa de abertura. 

Entre alguns erros comuns, estão pensar que só trocar um nome já resolve a questão da personalização. Dentre os fatores relevantes, podemos citar o estágio da jornada do cliente no qual o seu contato se encontra, segmento e grupo demográfico. 

Limitação da expressão criativa

Pessoas de gerações mais recentes não têm tanta facilidade na escrita à mão como os mais velhos, assim como alguém que utiliza uma calculadora 100% das vezes para fazer contas de matemática provavelmente vai esquecer a tabuada dentro de um certo tempo. As duas analogias servem para dizer que se valer apenas de modelos prontos pode tornar o nosso cérebro dependente dos mesmos, e quando precisarmos utilizar a nossa criatividade, nem sempre ela vai estar afiada.

Tudo exige equilíbrio, portanto, utilize os modelos como facilitadores, mas não se torne totalmente dependente deles. Cair na armadilha de ver um modelo pronto e não editá-lo vai acarretar em outros problemas no futuro.

Perigo de monotonia

O excesso de padronização através de modelos também traz outro perigo: o da monotonia. Se tudo é igual e uniforme, sem espaço para a criatividade e com personalização adequada, suas mensagens correm o risco de soarem muito robóticas e sem graça. Uma boa comparação é a diferença entre vídeos online narrados por seres humanos com relação aos vídeos narrados por inteligência artificial – sem muita personalidade. Existe também a chance de cair em uma rotina muito engessada, fazendo tudo no modo automático. Mensagens sem brilho podem até serem práticas, mas dificilmente serão abertas depois de um certo tempo.

Impressão de indiferença

Outra possível desvantagem dos modelos de e-mail, caso utilizados sem cuidado, é causar uma impressão de indiferença com o cliente. Para quem tem experiência com mensagens eletrônicas e com marketing, é fácil distinguir uma mensagem personalizada e feita com cuidado de uma que é basicamente um “copiar-colar” feito em poucos minutos. A ideia é, sim, ganhar tempo, mas não a ponto de deixar o cliente pensar que você não se importa o suficiente. 

20 exemplos de e-mail prontos para enviar ao seu cliente

1. E-mail de boas-vindas

E-mails de boas-vindas são mensagens enviadas para quem teve um primeiro contato com a sua empresa, se inscreveu em uma newsletter ou começou a consumir produtos. A ideia é estabelecer um primeiro contato positivo com o cliente, causando uma boa impressão inicial. Um bom modelo de texto:

2. E-mail de confirmação do pedido

Quando um cliente está comprando de sua loja e finaliza o pedido, é ideal enviar um e-mail de confirmação para que a pessoa saiba que a compra foi confirmada e o processo de envio será iniciado, como no exemplo abaixo:

3. E-mail de agradecimento

Existem vários tipos de e-mail de agradecimento: pela compra, por uma inscrição, por ser um cliente antigo, por participação em um evento e muitas outras situações. Não existe, necessariamente, um modelo padrão que englobe todas elas, mas um e-mail tradicionalmente enviado é o de final de ano, onde existe a possibilidade de celebrar conquistas conjuntas e olhar para os doze meses anteriores, destacando o relacionamento entre as partes:

4. E-mail oferecendo produtos ou serviços adicionais

Em muitos casos, clientes que já compram da sua empresa podem estar interessados em saber mais sobre outros produtos e serviços oferecidos, uma vez que a relação de confiança já está estabelecida. No entanto, nem sempre a iniciativa partirá do cliente. Cabe a você dar aquele “empurrãozinho” e alertar seus clientes sobre as possibilidades:

5. E-mail de convite para um evento ou webinar

E-mails de convite para eventos, sejam eles presenciais ou online, são uma maneira fácil de lembrar usuários e clientes sobre o que está por vir, além de muito importantes para que você tenha um quórum significativo. Uma boa dica, além de seguir nosso modelo, é fazer disparos em sequência e com determinados intervalos de tempo, pois apenas um lembrete pode não ser suficiente. Veja o modelo:

6. E-mail solicitando feedback

E-mails de follow-up solicitando feedback são comuns e importantes para ajudar a sua empresa a estabelecer uma relação de confiança com seus clientes, além de, é claro, saber se algo precisa ser melhorado. Nada pior do que ter um cliente insatisfeito e sequer saber o que aconteceu, sem ter a chance de reverter uma possível perda. Assim, é uma boa prática enviar um e-mail solicitando feedback, ou fazendo uma pesquisa de satisfação a cada compra, ou até mesmo periodicamente:

7. E-mail de solicitação de avaliação de produto ou serviço

A proposta é bem similar ao e-mail de feedback, mas neste caso, o objetivo é obter opiniões sobre um produto ou serviço específico, e não com relação à satisfação do cliente com relação à sua empresa ou ao atendimento prestado.

8. E-mail para anunciar um novo produto ou coleção

Informar seus clientes sobre novos lançamentos, com o timing correto, é crucial para criar um senso de expectativa e aumentar o engajamento. Embora em alguns campos de mídia, artistas e empresas venham testando o chamado “shadow drop” – quando um produto, serviço ou arte são lançados de surpresa –, tal tática funciona muito melhor quando já se tem um nome estabelecido no mercado. Em geral, sempre informe o público sobre o que está por vir. Se possível, faça uma oferta de valor para quem comprar e/ou fazer indicações:

9. E-mail com informações sobre descontos e promoções

Como já abordamos anteriormente, são poucos os clientes que permanecem antenados com relação às ofertas, descontos e promoções especiais da sua empresa. Ou seja, se você não avisar o seu público, muitas vezes ele não ficará sabendo, o que pode acarretar inclusive em frustrações por ter perdido boas oportunidades financeiras. Aqui está um bom modelo:

10. E-mail confirmando alterações na conta

Quando um usuário altera dados essenciais em sua própria conta (seja senha, endereço, número de telefone para contato ou outra informação), é comum enviar um e-mail de confirmação. Geralmente isso acontece por questões de segurança, mas também para que o cliente se lembre de ter feito as alterações, e quando elas foram feitas. Assim, quando há uma nova mudança, é possível que o próprio cliente saiba se os dados estão atualizados ou não. Abaixo, um modelo comum para a redefinição de senha:

11. E-mail convidando-o a participar de um programa de fidelidade

Muitas vezes, clientes perdem oportunidades financeiras por não estarem em um programa de fidelidade. Ao contrário de compras isoladas, programas de fidelidade oferecem muitos benefícios, como descontos progressivos, prioridades de compra em pré-venda, milhagem em cartões, cashback e afins. É claro, se o cliente não souber disso, ficará difícil usufruir, portanto, faça o convite:

12. E-mail para notificar sobre uma entrega atrasada

E-mails de notificação de atraso na entrega são uma boa maneira de tranquilizar clientes e reforçar que apesar do contratempo, a empresa está ciente do ocorrido e trabalhando para resolver o problema.

13. Exemplo pronto de um e-mail de lembrete sobre um evento ou data futura

Similar ao e-mail de aviso sobre evento, com uma pequena diferença: aqui você está fazendo um lembrete, e não apresentando o evento pela primeira vez. Assim, vá direto ao ponto com uma mensagem curta e informativa que destaque a data a ser lembrada.

14. Felicitações em feriados ou aniversários

Quem não gosta de ser lembrado em uma data especial? Por mais que seja mais legal ser felicitado por pessoas próximas, um bom e-mail de felicitações, com o nível de personalização adequado, pode ajudar você a ganhar o apreço de um cliente. Além disso, pode ser uma boa oportunidade de venda, como no exemplo do e-mail acima. Temos um modelo de texto abaixo, mas sugerimos que você capriche no conteúdo e na oferta para torná-lo mais atrativo.

15. E-mail com informações sobre garantia e devoluções

Quando clientes realizam uma compra, normalmente os produtos (principalmente eletrodomésticos ou eletrônicos) apresentam uma garantia mínima. Existem também condições para devolução dos produtos em caso de insatisfações ou problemas técnicos, e quando algo é adquirido online, todas essas informações devem ser enviadas por e-mail. Isso não só garante um bom procedimento de venda e uma relação de transparência, mas também uma comodidade extra ao cliente, que terá fácil acesso aos documentos.

16. E-mail notificando uma venda

O e-mail que notifica uma venda é similar à confirmação do pedido. Porém, aqui o foco está em informar o cliente sobre o que foi comprado, com dados do produto e informações sobre a compra. Geralmente este e-mail é enviado imediatamente após a confirmação de pagamento, e o e-mail de confirmação e separação de pedido para entrega é enviado posteriormente. Nos casos de lojas físicas, o procedimento é perguntar aos clientes se querem receber a nota fiscal por e-mail com a listagem dos itens comprados e seus valores. Veja no modelo a seguir:

17. E-mail convidando-o a participar de um programa de indicação

Programas de indicação são uma forma muito inteligente de adquirir novos leads, e o melhor ainda, com a ajuda dos seus próprios clientes. Ao oferecer benefícios para quem indica, parte do trabalho de prospecção já está sendo feita, com o benefício de que são pessoas próximas indicando o seu produto umas às outras.

18. E-mail para assinar o boletim informativo (newsletter)

Newsletters levam conteúdo relevante e alimentam a relação com os clientes e leads, que podem ser guiados pelo funil de vendas através dos boletins informativos. Quando um lead aceita fazer parte da sua lista de e-mail e receber suas mensagens periodicamente, isso facilita o contato e aumenta as chances de conversão. Para fazer um bom convite, é necessário explicar bem os benefícios da inscrição:

19. Solicitação de avaliação ou depoimento

A prova social é um dos fatores mais importantes na hora de convencer um lead a realizar uma compra ou aderir a um serviço da sua empresa. Cases de sucesso e avaliações positivas formam opiniões, e você pode utilizar isso a seu favor, pedindo para que clientes recorrentes falem um pouco mais sobre a experiência que tiveram com a sua empresa:

20. E-mail informando sobre alterações nos termos de uso de um produto ou serviço

A transparência é fundamental no relacionamento com seus clientes. Quando existe uma mudança nos termos de uso de um produto ou serviço, é necessário fazer o informe para evitar surpresas desagradáveis no futuro. No modelo a seguir, observe um fator importante: existe a necessidade de que o titular aceite as mudanças, e você também pode oferecer ao titular a possibilidade de descontinuar o serviço em caso de discordância.

Conclusão

É possível dizer que existe um bom modelo de e-mail a ser utilizado para cada situação, e em muitos casos, não é necessário reinventar a roda. Em um mundo dinâmico onde tudo acontece instantaneamente e com pessoas tendo cada vez menos paciência para esperar, procurar fatores que facilitam nossa vida e agilizam nosso fluxo de trabalho certamente não fará mal algum. Lembre-se, porém, de que os modelos devem ser personalizados e tente utilizá-los como um bom ponto de partida, mas sempre evitando que a mensagem final soe muito genérica.

Esperamos que os vinte modelos que fornecemos aqui ajudem você a melhorar ainda mais a comunicação da sua empresa com seus leads e clientes, e que você possa criar um conteúdo atrativo utilizando os modelos como base inicial. Boa sorte e boas vendas!