E-mail de apresentação de empresa: modelos e dicas

O que é um e-mail de apresentação de empresa?

Com o surgimento de novas tecnologias e formas de comunicação, passou-se a acreditar que o e-mail cairia em desuso. No entanto, de acordo com Statista, o número de pessoas que utilizaram e-mail em 2022 chegou a 4,26 bilhões e deve chegar a 4,73 bilhões em 2026. Mas, para que essa ferramenta tenha os resultados esperados, é necessário compreender alguns de seus usos, especificidades e critérios.

Um e-mail de apresentação de empresa é uma introdução enviada a um potencial cliente ou parceiro, para estabelecer um relacionamento, com uma prévia de seu negócio. Como o nome sugere, trata-se de uma apresentação, que pode ser da sua empresa, de um produto ou serviço, de soluções ou propostas, mostrando, de maneira objetiva, por que seu potencial cliente deve se interessar por seu conteúdo e criar um vínculo.

Diferentemente de campanhas promocionais ou de divulgação, o e-mail de apresentação é mais direto e foca na necessidade do destinatário, mostrando a relevância de sua empresa para aquela dor específica. Sua mensagem deve ser objetiva, clara, e conter dados de contato, além de um call to action bem definido, para não haver dúvidas da ação a ser tomada. 

Tipos de e-mails profissionais de apresentação

Prospecção de vendas

Se sua empresa busca conquistar novos clientes, os e-mails de prospecção de vendas são uma forma efetiva para despertar interesse e iniciar um relacionamento com potenciais clientes. Eles devem transmitir uma mensagem de oferecimento de ajuda, em vez de uma venda propriamente dita. 

No conteúdo do e-mail, você pode:

• mostrar que você conhece as dores e necessidades desse potencial cliente;
• mencionar os desafios específicos que ele enfrenta;
• compartilhar um exemplo de como sua empresa, produto ou serviço ajudou outras pessoas com problemas semelhantes;
• sugerir uma ação clara, como uma demonstração, uma reunião ou uma ligação.

Por exemplo, se seu negócio vende roupas plus size, você pode criar um apelo em uma questão como: “você tem dificuldades para achar roupas bonitas que vistam bem?” e mostrar que você entende do problema, ainda explicando mais sobre seu produto: “vendemos roupas plus size seguindo as últimas tendências da moda, com tecidos de qualidade, e modelos pensados para corpos como o seu”. Depois, dê espaço para mostrar vantagens reais do produto: “já ajudamos mais de 5 mil pessoas, que agora se sentem mais confiantes com sua imagem”. E termine com a chamada para ação: “fale conosco via whatsapp para conhecer nossas peças”. 

O segredo é tornar sua mensagem relevante para a situação enfrentada pelo destinatário, assim, você pode gerar confiança e vínculo.

Aquisição de empresas

Se existe uma intenção de comprar ou se fundir com outras empresas, um e-mail de aquisição pode ser um bom aliado no processo. Ele deve ter uma linguagem profissional, respeitosa e mais institucional, deixando claros os objetivos do contato. Busque abrir uma conversa sobre os benefícios dessa fusão ou aquisição, explore os valores compartilhados entre as empresas e vislumbre uma perspectiva vantajosa para o futuro.

Demonstre que você conhece os valores e culturas da empresa a ser adquirida e explique os motivos pelos quais ela despertou o seu interesse. Apresente alguns exemplos de sucesso de seu negócio, que provem sua credibilidade e, por fim, sugira uma conversa confidencial para explorar caminhos possíveis.

Desenvolvimento de parcerias

Por vezes, unir esforços é uma estratégia para atingir objetivos em comum. Portanto, se sua empresa pretende explorar esse caminho, você pode mandar um e-mail de desenvolvimento de parcerias, em que aborda a importância de trabalho em equipe e de sucessos compartilhados.

É importante destacar na sua mensagem os valores em comum entre ambos os negócios, as conexões naturais e mostrar que você entende e conhece a parceria em potencial. Explore, também, os resultados e benefícios mútuos de uma possível colaboração e sugira uma conversa para alinharem e desenvolverem possibilidades.

Captação de investimentos

Ao buscar investidores, seu e-mail de apresentação deve fornecer uma visão geral de sua empresa, destacar os motivos pelos quais ela é pode ser lucrativa e convidar o investidor para aprofundar as discussões acerca da oportunidade.

Seu conteúdo deve ter uma linguagem condizente com a voz de sua empresa e lembre-se de explorar suas métricas mais impressionantes, de incluir metas de financiamento e de indicar prazos para a resposta do investidor. Mas não exagere na quantidade de informação logo de cara! Selecione algumas e informe que existe um dossiê à disposição para análise, caso os investidores tenham real interesse.

Networking profissional

O objetivo de um e-mail de networking profissional é estabelecer conexões com outras pessoas que atuem no mesmo setor ou campo. Para isso, é necessário se apresentar, dizer como conheceu o trabalho da pessoa ou empresa em questão e demonstrar seus interesses – e pode finalizar deixando a porta aberta para negócios futuros. Esse tipo de e-mail pode propiciar conexão com pessoas que você admira, especialmente após um evento, conferência ou encontro corporativo, por exemplo.

Lembre-se de mencionar, no conteúdo da mensagem, os pontos específicos de conexão profissional entre você e a outra pessoa, demonstre interesse pelos projetos recentes de seu colega e facilite a resposta propondo uma reunião ou uma pauta específica. 

Como escrever um modelo eficaz de e-mail de apresentação de empresa

A personalização de qualquer e-mail é fundamental para atingir melhores resultados de abertura e resposta. Ela tem um grande impacto, também, na criação de vínculos e relacionamentos, porque os destinatários se sentem vistos e respeitados. Por isso, invista em oferecer um serviço personalizado desde o contato via e-mail, para que o lead confie em sua empresa.

Para criar um bom e-mail de apresentação, comece estudando o potencial cliente, principalmente suas dificuldades, dores e objetivos, e trace uma estratégia de como seu produto ou serviço pode ajudá-lo. Encontre a pessoa certa para enviar o e-mail, geralmente um chefe de departamento ou alguém que pode tomar decisões estratégicas. E para desenvolver um conteúdo cativante, é importante se atentar aos seguintes tópicos:

1. Linha de assunto atrativa

O assunto é a primeira impressão que o destinatário terá ao receber seu e-mail. Portanto, ele deve chamar a atenção, gerar curiosidade e interesse, de maneira direta e transmitir, em poucas palavras, o conteúdo da mensagem.

A linha de assunto deve instigar seu público a ler mais sobre uma oportunidade única e, dessa forma, é interessante transmitir o valor daquilo que você está oferecendo. Lembre-se que o ideal é o assunto conter entre 21 e 40 caracteres.

2. Linha de abertura personalizada

Depois de impactar seu destinatário com um belo assunto, ao abrir a mensagem, ele precisa se deparar com uma abertura clara e direta. Você deve começar com uma saudação adequada e usar o nome do cliente potencial. Na apresentação, contextualize o motivo de seu contato: você pode fazer uma referência a uma conquista recente, uma conexão mútua, ou um desafio do setor. 

Para ajudar a criar um diálogo, é possível adicionar uma frase atenciosa, que reconheça algo recente que aconteceu àquela pessoa ou empresa. Mostre que você se esforçou para entender a realidade que seu lead vive, criando, assim, proximidade e confiança.

3. Proposta de valor principal

Este é o ponto central de sua mensagem e você deve deixar claro por que essa conexão é importante para seu destinatário. Reforce que sua empresa oferece algo relevante e útil, e demonstre, com um exemplo rápido, as soluções que você entrega, os diferenciais de seu produto ou serviço e resultados concretos.

Um parágrafo curto é ideal, focando no que o cliente potencial pode ganhar ao continuar a conversa. Você pode apostar em mensagens como “Já ajudamos empresas do mesmo setor a reduzir os gastos com papelaria em 40%”, mostrando resultados reais e que sejam passíveis de comprovação.

4. Call to action (chamada para ação)

O Call to Action (CTA) é a chamada que deixa claro ao leitor o que ele precisa fazer depois de ler sua apresentação: seja responder o e-mail, agendar uma reunião, visitar seu site… Não o sobrecarregue com muitas opções e ofereça a ele uma ação que não requer grande comprometimento, como uma ligação de 15 minutos, ou uma resposta rápida sobre o interesse dele. Para agendamento de reuniões, é possível disponibilizar um link com convite de calendário, permitindo que a pessoa escolha um horário.

5. Encerramento profissional

Termine seu e-mail de maneira educada e cordial, sem perder a objetividade, uma vez que informações adicionais ou detalhes desnecessários podem diminuir a probabilidade de realmente entrarem em contato. Portanto, finalize com um “valeu”, “obrigado”ou “muito obrigado”, de acordo com o tom de sua mensagem.

6. Assinatura profissional

Certifique-se de incluir em seu e-mail uma assinatura profissional limpa e legível. Nela é importante constar seu nome completo, cargo, empresa e o melhor canal para contato (pode ser número de telefone, LinkIn ou link do seu calendário).

4 modelos de e-mail de apresentação de empresa

Apresentamos alguns modelos de e-mail de apresentação que podem te inspirar para a criação de seu próprio. Atente-se ao seu público e aos seus objetivos, para adequá-los da melhor maneira possível. 

Modelo de e-mail de apresentação a frio

Modelo de apresentação por recomendação

Modelo de acompanhamento após um encontro presencial

Modelo de prospecção de vendas

Conclusão

Um e-mail de apresentação pode ser uma ótima forma de se conectar com um cliente potencial, desde que seja sucinto e direto, bem escrito, com contexto, que demonstra que você conhece seu lead e suas necessidades e apresenta de maneira clara uma solução para aquele problema.

Dessa forma, é possível atrair o interesse de seus leads, abrir portas para novas oportunidades e gerar boas impressões e confiança. Os e-mails de apresentação também podem ser seu aliado para apresentar novos projetos e soluções a clientes que já fazem parte de sua base.

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