Como criar um email com domínio próprio

O que é um domínio de e-mail personalizado?

Todos nós conhecemos e amamos o arroba gmail e arroba outlook (para os mais vintages, arroba hotmail ou yahoo). Esses são domínios gratuitos, nos quais você tem direito de criar um endereço de e-mail sempre que criar uma conta nesses servidores. Já um e-mail arroba selzy, por exemplo, é um e-mail em um domínio personalizado. Ele indica ao remetente que você faz parte de uma determinada empresa ou instituição Ao contrário dos domínios gratuitos, esses domínios precisam ser configurados especificamente e precisam ser adquiridos de maneira separada! 

O domínio personalizado geralmente terá o final ponto com ponto br (.com.br). Também existem outros domínios, como ponto org — usado para organizações não governamentais —, ponto gov — exclusivo para e-mails oficiais do governo — ou ponto net — uma outra opção para empresas no geral. Nesse artigo, vamos focar nos exemplos .com.br, o mais comum para empresas brasileiras.

Quais são os benefícios de criar um e-mail com seu próprio domínio?

O domínio próprio é muito benéfico para o e-mail marketing pois passa mais credibilidade e profissionalismo.

Em questão de conforto e organização, o domínio próprio te permite personalizar ainda mais a caixa de entrada do seu e-mail, sendo útil especialmente para quem lida com um volume alto de mensagens por dia. Isso facilita a gestão da caixa de entrada e contato com os clientes. 

O e-mail com domínio próprio também te permite criar diversos endereços personalizados, por exemplo, um para cada funcionário da empresa, outro para atendimento, outro para vendas, etc.

E o ponto principal do e-mail com domínio é a capacidade de fazer e-mail marketing de verdade. Sim, é possível usar domínio genéricos (gmail, outlook, etc) para enviar mensagens, mas para fazer disparos de e-mail marketing em massa você precisa usar um domínio personalizado. 

Não é uma boa ideia usar e-mails genéricos para enviar e-mails em massa. Tentar fazer e-mail marketing sem um domínio próprio vai acabar com suas mensagens sempre na caixa de spam dos destinatários ou até mesmo com sua conta bloqueada de enviar e-mails. No Gmail, por exemplo, o número máximo de e-mails que você pode enviar e receber em um dia é 500, assim como o número de destinatários. Se pensarmos em campanhas maiores, esse limite é alcançado rapidamente. Ou seja, uma opção pouco eficiente e conveniente.

Agora você deve estar se perguntando como criar um email com domínio próprio, não é mesmo? Então vamos ao passo a passo.

Como configurar um e-mail que usa seu domínio próprio

Registre um nome de domínio

Antes de tudo você precisa comprar um domínio próprio. Esse é o endereço do seu site. Talvez você já tenha e nem sabia que poderia estar usando em seu e-mail também! Os preços são bem acessíveis e não costumam passar de cinquenta reais por ano. 

Existem várias opções no mercado como a Hostinger, HostGator, Registro.br, GoDaddy, etc. Analise e escolha a hospedagem que oferece o melhor plano para sua empresa. 

Escolha um provedor de hospedagem de e-mail

Se você já tem hospedagem de site, muitas vezes o próprio provedor (como HostGator, Hostinger e GoDaddy) já oferecem a criação de um e-mail ao comprar o domínio próprio. Confira algumas das plataformas mais famosas para hospedar seu e-mail com domínio próprio:

Configure os registros do seu domínio (registros DNS)

Para início de conversa; o que é um registro DNS? Imagine que o seu domínio é uma casa. Os registros DNS são os endereços e instruções que dizem para onde as coisas devem ir:

• Onde os e-mails devem ser entregues
• Onde está o site
• Quem tem permissão para enviar e-mails com seu nome

Para registrar o DNS primeiro você deve acessar a plataforma onde seu domínio foi hospedado. Depois procure por uma área chamada DNS ou Zona DNS. O nome pode variar de acordo com a plataforma. Procure algo como: “Configurar zona DNS”, “Gerenciar DNS” ou “Registros DNS”. 

Por exemplo, na plataforma Registro.br. você só precisa acessar seu domínio e rolar a página para baixo até encontrar essa parte: 

A partir daí, é só seguir as orientações do próprio site para concluir o cadastro do DNS.

Configure as definições de entregabilidade do e-mail

Configurar as definições de entregabilidade é ajustar as configurações para que os e-mails enviados cheguem na caixa de entrada do destinatário, em vez de cair na pasta de spam ou serem bloqueados. Basicamente, você está fazendo uma autenticação e dizendo para os provedores (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.): “Sou uma pessoa confiável e esse e-mail não é spam!”

O próximo passo então é adicionar os registros que o seu provedor de e-mail pedir. Essas informações o seu provedor de e-mail (tipo Google, Zoho, etc.) vai te dar prontinhas. É só copiar e colar nos campos certos.

Você precisa adicionar quatro tipos principais de registro:

• MX: Diz pra onde os e-mails vão
  (Exemplo: mx1.hostinger.com ou aspmx.l.google.com)
• SPF: Quem pode mandar e-mail por você
  (Exemplo: v=spf1 include:_spf.google.com ~all)
• DKIM: Assina o e-mail pra provar que é seu
  (Um código enorme, tipo um carimbo digital)
• DMARC: Diz o que fazer com e-mails falsos
  (v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected])

Não copie esses exemplos pois o seu será diferente! Como mencionamos, o seu provedor de e-mail vai fornecer todas essas configurações para você.

Crie contas de e-mail

Agora começamos a criar os e-mails em si. Acesse o painel de controle do seu provedor de e-mails e busque por algo tipo “Gerenciar e-mails” ou “Criar novo e-mail”. Digite o nome do e-mail que deseja criar e salve! Simples né? 

Alguns servidores ou plataformas de hospedagem oferecem a possibilidade de criar e-mails ilimitados, mas serviços como Google Workspace e Microsoft 365 cobram por usuário. Portanto, planeje-se antes para saber quais e-mails sua empresa precisa e leve isso em consideração ao escolher seu provedor de domínio.

Os tipos de e-mail que você vai criar dependem da sua necessidade. Separei algumas sugestões para você se inspirar:

E-mails essenciais

• [email protected] – Para atendimento geral e dúvidas.
• [email protected] – Para suporte técnico ou atendimento ao cliente.
• [email protected] – Para negociações e pedidos comerciais.
• [email protected] – Para cobranças e faturamento.
• [email protected] – Para campanhas e estratégias de divulgação.

E-mails para equipes e departamentos

• [email protected] – Para administração e configurações.
• [email protected] – Para recrutamento e funcionários.
• [email protected] – Para gestão de tarefas e colaborações.
• [email protected] – Para organização de eventos e parcerias.

E-mails para automação e comunicação interna

• [email protected] – Para envios automáticos (como confirmações de pedidos).
• [email protected] – Para envio de boletins informativos.

Configure clientes de e-mail

Um cliente de e-mail é um programa onde você gerencia suas mensagens. Quando você cria um e-mail com domínio próprio, precisa conectar ele a um aplicativo de e-mail (como Gmail, Outlook, Thunderbird, etc) para enviar e receber mensagens.

Para isso, o aplicativo precisa saber onde buscar seus e-mails e para onde enviá-los. Essas informações são chamadas de configurações do provedor de e-mail.

Quais são essas configurações? Bem, você precisa, antes de tudo, do servidor de entrada para receber os e-mails e do servidor de saída para enviar os e-mails. Além disso, é essencial ter as configurações de portas e segurança para garantir que a comunicação seja segura.

Como encontrar essas configurações? Normalmente, o próprio site do provedor tem um guia com essas informações, mas você também pode procurar um tutorial para o seu provedor especificamente, inclusive na seção de ajuda do provedor.

Para fazer o processo de configuração, vá até as configurações do app escolhido. Escolha “Adicionar Conta” e insira seu endereço de e-mail e senha. Escolha IMAP (sincroniza e-mails em vários dispositivos) ou POP3 (baixa os e-mails para um único dispositivo) e adicione os servidores corretos. 

Veja só esse exemplo de uma configuração em IMAP: 

Agora que a configuração já foi concluída, é só salvar e testar enviando um e-mail!

Integrar domínio próprio no Gmail

Se você quer integrar seu e-mail profissional dentro do Gmail, há duas formas de fazer isso. 

A primeira forma é pelo Google Workspace, um serviço pago onde você registra seu domínio, configura os registros MX e usa o Gmail oficialmente para enviar e receber e-mails personalizados. 

A segunda opção, gratuita, é criar um e-mail profissional em serviços como Zoho Mail, Yandex ou na sua hospedagem e integrá-lo ao Gmail. Para isso, você adiciona a conta via POP3 para receber os e-mails e configura o SMTP para enviar mensagens com seu domínio diretamente pelo Gmail. 

A opção paga é mais profissional e integrada, enquanto a gratuita exige configurações manuais e pode ter atrasos no recebimento dos e-mails. Assim, convém considerar qual dessas opções será mais adequada para sua empresa.

Atualize seu site e materiais de marketing

Após configurar seu e-mail com domínio próprio, é importante garantir que seu site e seus  materiais de marketing estejam atualizados com seu endereço de e-mail profissional. Isso inclui substituir e-mails genéricos (como @gmail.com ou @hotmail.com) por seu novo e-mail personalizado em locais como a página de contato do site, assinaturas de e-mail, redes sociais, cartões de visita, apresentações e materiais promocionais. 

Dicas para gerenciar seu domínio de e-mail personalizado

Gerenciar um domínio de e-mail personalizado exige atenção. Aqui estão algumas dicas para manter tudo funcionando perfeitamente:

Escolha um bom provedor de e-mail

A escolha do provedor de e-mail é o primeiro passo e um dos mais importantes nesse processo. Afinal, se estamos falando que o domínio personalizado traz confiança para sua empresa, de nada adiantaria contratar um provedor que te deixe na mão. Use serviços confiáveis para garantir estabilidade e segurança, principalmente a segurança dos seus dados. Não se esqueça que qualquer hacker que invada a sua conta teria acesso a informações pessoais e privativas de seus clientes, e que comer bola nesse ponto é expor seus contatos a riscos de segurança que detonariam de vez a sua reputação.

Use um cliente de e-mail confiável

Ainda falando de segurança, configure seu e-mail personalizado no Gmail, Outlook, Apple Mail ou Thunderbird usando IMAP e SMTP para acessar seus e-mails de qualquer dispositivo. Esse passo é importante para facilitar o seu acesso, mas sem perder a segurança.

Crie endereços específicos para cada função

Uma das grandes vantagens dos domínios personalizados, como já mencionamos, é a organização. Afinal, uma caixa de entrada mais organizada garante respostas mais rápidas e um contato mais direto com quem importa. Endereços de e-mail como contato@, suporte@, vendas@, financeiro@ facilitam a comunicação e evitam bagunça na caixa de entrada, aumentando sua produtividade e profissionalismo.

Faça backups regulares

Esse ponto vale para qualquer ativo digital, hein! Backups devem ser parte da nossa rotina digital. Com eles, você evita perder informações importantes, protege seus dados e garante que, caso aconteça alguma perda, falha de hardware ou ataque cibernético, suas operações poderão continuar com o mínimo de perturbação possível.

Monitore a reputação do seu domínio

Uma das coisas que aprendemos com o marketing é a sempre analisar e revisar nossas informações. Então não será nenhuma surpresa o fato de que é preciso avaliar constantemente se o seu domínio permite que seus e-mails sejam entregues corretamente, para evitar falhas de segurança e evitar bloqueios em servidores. Verifique a reputação do seu domínio para garantir uma boa entregabilidade dos seus e-mails.

Conclusão: o sucesso começa com um e-mail profissional

Ter um e-mail com domínio próprio não é apenas charme. É credibilidade, segurança e profissionalismo. Ele fortalece sua marca, evita que suas mensagens caiam no spam e melhora a confiança do seu público. 

Além disso, configurações como SPF, DKIM e DMARC (que inclusive são exigências do Gmail e Yahoo) protegem sua comunicação e garantem que seus e-mails realmente cheguem ao destinatário. 

Mas não basta apenas ter um e-mail profissional; você precisa usá-lo estrategicamente. É aqui que entra o e-mail marketing, para se conectar com seu público, gerar vendas e fortalecer relacionamentos.

Se você quer levar sua comunicação para o próximo nível, a Selzy é a plataforma ideal para criar, automatizar e otimizar suas campanhas de e-mail marketing com eficiência. Experimente agora gratuitamente e veja como o e-mail certo pode transformar seu negócio!