Guia de automação de e-mail marketing: o que é e como funciona?

O que é automação de e-mail marketing?

Automações são uma série de regras que você estabelece para o envio de mensagens pré-definidas, seguindo uma estratégia de comunicação. Pareceu complicado? Então vamos de exemplo, para que você possa ver que já conhece bem essa ferramenta.

Você faz o seu cadastro em um site para receber 10% de desconto na primeira compra, e recebe um e-mail com o código? Automação de e-mail. Você coloca produtos no seu carrinho, mas não fecha a compra, e algumas horas depois recebe um lembrete por e-mail? Sim, isso também é automação. Aquela mensagem de feliz aniversário com uma promoção personalizada? Exatamente.

Os benefícios da automação de e-mail marketing

Usar automações permite que você economize tempo e esforço. Mas o mais importante é que essa ferramenta abre espaço para que você estabeleça uma comunicação estratégica com o seu público, sem sobressaltos. Uma vez previsto o cenário e definida a régua de comunicação correspondente, você deixa tudo preparado, sem jamais ter que se preocupar em enviar mensagens manualmente.

Vamos conferir as vantagens das automações de e-mail mais a fundo?

Economia de tempo

Já pincelamos o tema ali em cima, mas vamos lá: automatizar e-mails é uma forma garantida de economizar tempo. Imagine quanto tempo você ou mesmo sua equipe levariam para acompanhar manualmente um único evento, como aniversários dos seus clientes, por exemplo.

Com automações, você tem o trabalho uma única vez. É possível ter um pensamento muito mais estratégico, com foco em definir a lógica das mensagens e executá-las de maneira mais efetiva.

Personalização em escala

Vamos considerar aqui uma carteira de clientes imaginária. Digamos que você trabalhe com uma produção artesanal, e esteja apenas começando: neste primeiro momento, você só tem cinco clientes para gerenciar.

Agora pense em mensagens simples: boas-vindas, promoção de aniversário e sugestão de produtos com base em compras anteriores. Mesmo neste cenário tão limitado, olha só todo o tempo e trabalho que você teria monitorando as variáveis necessárias. Seria preciso acompanhar manualmente quem se inscreve na lista de e-mails, as datas de aniversário dos clientes, e ainda atualizar e personalizar constantemente o registro de compras de cada um deles.

Cansou só de pensar? Pois é, a gente também. E isso porque estamos falando apenas de cinco clientes. Agora imagine customizar todas essas mensagens manualmente com listas de cadastros ainda maiores.

Escalabilidade

Já que estamos falando em listas de clientes, o próximo passo inevitável é a escalabilidade. Em uma automação de e-mail, você vai estabelecer a base da mensagem, as variáveis – ou seja, elementos que mudarão de acordo como o cadastro, como o nome do cliente – e as condições para o envio. Tudo isso é configurado uma única vez. 

Se você tem dez, cem ou mil clientes, não faz diferença: a lógica da automação será sempre a mesma, e trabalhará cada vez mais a seu favor. Não importa o tamanho da sua carteira, todo o seu público cadastrado estará a seu alcance.

Melhor engajamento

Uma visão mais estratégica da sua régua de comunicação permite que você mantenha contato com os seus clientes de maneira muito mais eficaz. Você pode programar lembretes para eventos online, ou ainda mensagens para trazer de volta aquelas pessoas que não efetuam uma compra ou acompanham o seu conteúdo há muito tempo.

Certamente você já recebeu alguma oferta com a temática “estamos com saudade”, ou um e-mail de boas-vindas com um código promocional. Pois saiba que estes tipos de mensagem têm taxas de abertura que podem chegar a 90%, um valor impressionante em qualquer cenário.

Aumento das taxas de conversão

É claro que um e-mail marketing feito na medida para uma pessoa, com base em suas escolhas anteriores, tem mais chances de levar a uma nova compra. Da mesma forma, avisos sobre promoções na lista de desejos, descontos especiais de aniversário, lembretes sobre o vencimento de um cupom promocional ou ainda sobre um carrinho abandonado…

Existem mil maneiras de personalizar a experiência de compra do seu cliente por meio de automações de e-mail marketing. O melhor de tudo: com um mínimo de bom senso, nenhuma delas é invasiva, o que as torna ainda mais efetivas. Em tempos de excesso de informação, lembretes sensíveis podem ser muito bem-vindos.

Como automatizar envio de e-mails?

Boa notícia: você não precisa entender de programação para criar automações de e-mail marketing – exceto em algumas plataformas, como o Mautic, que vão exigir esse tipo de conhecimento.

Contudo, existem muitas opções no mercado que não exigem qualquer habilidade em programação, e ainda podem guiar você ao longo do processo, com sugestões de modelos de automação, tutoriais e templates personalizáveis. Alguns exemplos são Hubspot, GetResponse e a própria Selzy, que ainda oferece um período de testes gratuito.

O processo de automatização será baseado naquela lógica que já comentamos – que também podemos chamar de fluxo de trabalho, ou workflow. Pense nisso como uma série de condições que levam ao disparo dos e-mails. 

Vamos pensar juntos em um exemplo prático? Voltemos ao cenário de uma loja online, com uma lógica simples: o cliente acessa a loja pela primeira vez e é convidado a cadastrar seu e-mail para receber um desconto – temos aqui o e-mail de boas-vindas.

Considerando esse e-mail, criamos variáveis: podemos programar um lembrete se o cliente não agir a partir dessa primeira mensagem, agora trazendo algumas ofertas baseadas na navegação dessa pessoa pela loja, como produtos de seções que ela visitou. 

Por outro lado, se o cliente retorna à loja, monta um carrinho, digita o cupom de desconto, mas não finaliza a compra, é possível programar um e-mail que retome essa seleção de produtos e também faça menção ao cupom.

Perceba que sempre há um “se”, ou seja, uma condição. Se a condição for alcançada, uma determinada ação acontece. Se o cliente se cadastra, recebe o e-mail de boas-vindas; se o cliente não compra há muito tempo, recebe um desconto especial para trazê-lo de volta; se o cliente não aproveita uma campanha promocional, recebe um e-mail alertando sobre os últimos dias para aproveitar a oportunidade.

Boas práticas da automação de e-mails

Lembre-se que, alguns parágrafos acima, mencionamos bom senso. Seja qual for o canal, essa deve ser a base da sua comunicação com o público; mas é claro que existem práticas específicas para cada meio, desde etiqueta até pequenas ações que podem fazer toda a diferença em termos de eficiência.

Conheça seu público-alvo

Entender com quem você está falando é pré-requisito para estabelecer uma comunicação efetiva, seja qual for a instância. Quando falamos de automações, esse fator se torna ainda mais crucial: entender os hábitos do seu público, ou mesmo o momento que ele vive, vai definir o bom uso dessa ferramenta.

Um exemplo? Se a principal fatia do seu público é de meia idade ou mais velha, talvez valha pensar duas vezes antes de investir em uma promoção celebrando datas como o Dia das Mães ou dos Pais. Afinal, existe uma chance razoável de tocar em um nervo sensível para pessoas que já perderam um ente querido.

Por outro lado, se você trabalha com jovens universitários, pode alinhar sua comunicação acompanhando o movimento do ano letivo. Ainda que datas específicas variem, férias e períodos de avaliações costumam ser mais ou menos os mesmos em todas as instituições. 

Entendendo seu público, você pode prever momentos da vida dele e criar suas automações de acordo com essas fases, tornando-se muito mais presente.

Crie conteúdo relevante

Uma consequência quase natural do passo anterior. Se você conhece seu público e entende o significado dos eventos escolhidos como gatilho, fica muito mais fácil entender que tipo de conteúdo ele espera – ou até mesmo não espera, mas precisa receber.

Com uma dose de pesquisa e o apoio de ferramentas como Google Analytics e SEMrush, você pode acompanhar tendências, reunir palavras-chave e até mesmo entender melhor os tipos de linguagem e abordagem mais adequados para sua comunicação.

Uma grande diva pop vai aterrissar no Brasil e você trabalha com roupas e acessórios? Que tal montar indicações de looks inspirados por cada fase da discografia dela, e então criar uma sequência de e-mails que aproveitem esse gancho de inspiração, especial para quem interagir com a primeira mensagem?

Planeje e estruture os fluxos de trabalho

Percebe como essa seção do texto segue uma cadência natural? Entender o público-alvo levou a um conteúdo relevante; agora, logo ali no parágrafo anterior, temos a ideia de uma sequência de e-mails. 

Não é a mesma coisa, mas a lógica é similar: sua comunicação deve ser pensada para fluir como uma conversa, onde um e-mail leva a outro, uma ação conduz à ação seguinte, de maneira natural.

Ao anunciar uma promoção por tempo limitado, é possível prever que algumas pessoas a aproveitarão logo, outras não. Para as primeiras, você estabelece um lembrete; para as que efetivarem a compra, você dá o próximo passo, com uma pesquisa de satisfação.

E se estamos falando de conversas, o ponto a seguir é fundamental…

Seja consistente com a frequência

Não adianta criar uma automação de boas-vindas com quatro mensagens enviadas em uma semana, e depois não dar notícias nunca mais. Não espere até que o seu cliente se esqueça de você, tampouco o sobrecarregue com uma enxurrada de e-mails. Para se planejar melhor, que tal dar uma olhada neste artigo dedicado à frequência ideal de e-mail marketing?

A depender do tipo de conteúdo com o qual você trabalha, você pode inclusive avisar às pessoas inscritas na sua lista sobre a periodicidade que elas podem esperar. Considere também uma frequência um pouco maior para aquelas pessoas que costumam interagir com o seu conteúdo – aquelas que abrem e-mails, clicam em links. Você não quer sobrecarregar esse grupo fiel, mas reter a atenção dele é importante.

Por outro lado, você não quer incomodar aqueles que deixam seus e-mails passarem batido. Nesse caso, vale desenhar fluxos que intercalam tipos diferentes de mensagem, para tentar descobrir a isca ideal. A pessoa não se importou com um cupom de desconto, mesmo depois de um lembrete? Que tal ofertas personalizadas? Se nem isso funcionar, talvez uma pesquisa para entendê-la melhor seja de bom tom.

Use assuntos e pré-visualizações atraentes

E-mail não lido não adianta de nada, não é mesmo? Já que as automações simplificam tanto o processo de comunicação, vale a pena investir mais um tempo em conteúdo criativo, e isso já começa no assunto e na pré-visualização, ou preheader.

Você já fala a língua do seu público e conhece melhor que ninguém o que tem a oferecer. A dica aqui é: uma vez que o conteúdo do e-mail esteja alinhado, escolha o melhor gancho para dar ao leitor um gostinho do que ele vai encontrar na mensagem, sem entregar o jogo por completo.

Garanta a compatibilidade com dispositivos móveis

Não é novidade que, hoje em dia, cerca de 50% de todo o tráfego da internet acontece em dispositivos móveis – e esse percentual é ainda mais alto quando se trata de e-mails. Afinal de contas, é muito fácil ver uma notificação na tela do telefone, clicar e abrir.

Tendo isso em conta, no santo ano de 2025, já não é possível ignorar a importância do design responsivo em e-mails, especialmente quando as principais ferramentas de criação já fazem esse trabalho por você. Isso vai além de um layout que se adapte ao formato da tela: considere, por exemplo, que botões, ou imagens que simulam botões, são particularmente atrativas e bem mais acessíveis que links padrão em telas de celulares. Se você tem um clique particularmente importante, considere esse formato.

Inclua chamadas para ação (CTAs) claras

Falando em cliques, as CTAs, do inglês call to action, ou chamada para ação devem ser claras e atraentes. Você vai concordar que já passamos dos tempos do “clique aqui”, não é mesmo?

Considere trazer um tom personalizado. Ao invés de um link com o texto “20% off”, que tal usar “seu desconto espera por você” em um botão? Lembre-se: ainda que o disparo seja automatizado, quanto mais pessoal esse envio parecer, melhor. E se você ou sua equipe têm mais tempo em mãos para produzir cada mensagem, esses ajustes finos são o melhor investimento que você pode fazer.

Realize testes e otimizações

Uma regra que vale para absolutamente toda ação de marketing, e aqui não seria diferente. Observe a performance das suas automações. Você pode perceber, por exemplo, que o fluxo funciona bem até certo ponto, mas uma das mensagens tem uma taxa de cliques bem inferior às anteriores. Pronto: aí está um gargalo a ser trabalho.

Experimente trabalhar novas datas comemorativas ou até mesmo abordagens inusitadas. Que tal, um mês antes do aniversário do seu cliente, enviar um e-mail com o assunto “Seus amigos não sabem o que te dar de presente?” e a pré-visualização “Não esquenta, eu sei. 😉”, com uma mensagem que traz um link compartilhável da lista de desejos dessa pessoa?

Mantenha o que funciona, otimize o que pode melhorar, teste novas ideias. Cair na mesmice é a pior coisa que pode acontecer com qualquer conversa – e isso vale para a comunicação que você estabelece com o seu público.

Mantenha a lista de contatos atualizada

Por último, mas não menos importante, mantenha a sua lista de contatos em dia. Você pode criar uma automação dedicada a clientes que não abrem seus e-mails há alguns meses, por exemplo, perguntando se eles querem continuar na lista – e claro, vale aqui oferecer algo para que eles decidam permanecer. 

Você também pode verificar contas que estão inativas por intervalos muito longos, e então fazer uma limpa na lista. Clientes que não abrem seus e-mails há seis meses, ou até um ano, dificilmente voltarão a interagir com as suas mensagens. É mais fácil desapegar.

Outro ponto fundamental é segmentar seu público de maneiras que façam sentido para o seu negócio. Para uma loja de roupas, separar as ofertas para público masculino e feminino pode vir a calhar; para uma livraria, segmentar por interesses vai fazer toda a diferença na hora de decidir para quem enviar uma determinada campanha. 

Exemplos de automação de e-mail marketing em campanhas

Já que falamos sobre clientes desaparecidos, que tal seguirmos com uma campanha de reengajamento? 

Na média, você tende a perder um quarto dos seus inscritos todo ano. Mas poucos efetivamente se descadastram: a grande maioria apenas para de prestar atenção nas suas mensagens. 

Antes de fazer um corte definitivo na sua lista de cadastros, considere investir em uma campanha de reengajamento. Cupons de desconto são um caminho, ou mesmo pesquisas. O que faz toda a diferença, no fim das contas, é mostrar que você sentiu falta daquela pessoa.

(Sim, a gente sabe, na verdade é a automação que está pronta para enviar um e-mail pré-formatado ao detectar um cadastro inativo há um certo número de dias, mas a intenção é o que conta.)

Também já falamos sobre e-mails de recuperação de carrinho. Seu cliente selecionou produtos, mas não finalizou a compra? Tenha na manga uma automação programada para 24 horas depois, naquele tom de “você não está esquecendo algo?” Se nem isso funcionar, considere um cupom de desconto depois de mais um dia ou dois, para deixar esse carrinho irresistível.

É importante levar em conta que você pode trabalhar sequências de e-mails, bem como e-mails únicos. Uma queima de estoque que vai durar apenas 24 horas? Deixe tudo pronto e automatizado, com uma única mensagem. 

Considerações finais

Automações de e-mail marketing são muito mais que uma ferramenta: elas são aliadas com um imenso potencial. Ao automatizar os aspectos mais mecânicos do processo, você pode se dedicar mais à criatividade e à estratégia, que sempre irão exigir um olhar humano.

Caso você nunca tenha tentado usar automações, considere testar um fluxo simples. Dê uma nova olhada neste texto, veja quais exemplos mais se aplicam à sua realidade e pense em como adaptá-los. Você logo vai perceber como o seu processo de trabalho vai ficar mais inteligente e otimizado.