10 melhores aplicativos para organizar rotina e tarefas diárias

Quem pode usar aplicativos de organização de tarefas?

A resposta óbvia é: qualquer pessoa. De maneira geral, os recursos oferecidos por apps de organização podem ter uso profissional, estudantil ou mesmo pessoal. O importante é entender exatamente como esses softwares se adequam às necessidades de cada um.

Por exemplo, na gestão de processos colaborativos, o foco estará em aspectos que otimizem a integração do time, como compartilhamento de arquivos, delegação de tarefas e sincronização em múltiplas plataformas. Por outro lado, se o que você busca é apoio para manter a rotina em dia, é mais importante levar em conta os aspectos de organização, como listas, ferramentas de gerenciamento, foco e afins.

É também fundamental levar em conta que, seja qual for o aplicativo escolhido, sua função básica é facilitar o processo de executar tarefas e concretizar planos. Caso ainda precise de ajuda para começar a organizar as ideias, sugerimos que você volte uma casa e confira este conteúdo sobre mapas mentais, que vai ajudar muito nesse primeiro passo.

Melhores aplicativos para organizar rotina e facilitar tarefas

Agora que você já tem uma noção abrangente do que levar em conta na escolha de um aplicativo de organização, vamos conferir uma seleção de 10 apps bastante populares, mergulhando mais a fundo no que cada um deles é capaz de oferecer.

Considere que dificilmente um único aplicativo vai suprir todas as suas necessidades – o que nem de longe é um problema. Todos os apps listados neste artigo são gratuitos, ou ao menos oferecem uma versão básica gratuita, o que significa que você pode e deve experimentar à vontade para descobrir quais se adequam à sua rotina.

Google Agenda: não perca nenhum compromisso

Começando pelo básico, vamos conversar sobre esse recurso acessível a qualquer um com uma conta Google. Além de controlar os seus próprios compromissos, com a possibilidade de configurar alarmes, o Google Agenda também permite a criação de calendários diversos, que podem ser compartilhados com outras pessoas. A interface simples torna o uso intuitivo, e as informações são disponibilizadas em todos os dispositivos com acesso à sua conta Google. Como seria de se esperar, ele também pode importar dados diretamente do Gmail, agilizando o registro de agendamentos feitos por e-mail.

Tenha em mente, porém, que esse app tem um objetivo bastante específico. Se o que você precisa é organizar seu dia a dia e não esquecer de nenhum compromisso, faça do Google Agenda seu melhor amigo. 

Google Keep: seu bloco de post-its digital

Ainda no campo das soluções simples, o Google oferece mais uma entre os seus recursos: o Google Keep. O serviço é ideal para não perder ideias repentinas, permitindo organizar notas com cores e marcadores. Caso você sequer tenha como escrever, não tem problema: o Google Keep também é capaz de transcrever notas de áudio, além de permitir o registro de imagens. 

Tal qual o Google Agenda, as informações do Keep podem ser acessadas em qualquer dispositivo com a sua conta Google. Para listas simples e ações mais básicas de organização pessoal, esse aplicativo pode ser um aliado valioso.

Evernote: a evolução do bloco de anotações

Achou o Google Keep básico demais? Talvez o Evernote seja mais a sua praia. Ainda com foco em notas e listas, ele permite o upload de uma ampla gama de anexos, como PDFs, fotos e áudios. Com o Evernote, você também pode digitalizar notas escritas à mão e até mesmo desenhos.

Vale a ressalva, porém: em sua versão gratuita, o Evernote permite o uso de apenas um caderno, que é o formato utilizado para categorizar temas, com um máximo de 50 notas. O espaço de armazenamento também é limitado na versão básica, o que pode ser um problema caso você faça constante uso de imagens e arquivos. 

Os planos pagos variam entre cerca de 265 reais anuais, para o pacote pessoal, até 440 reais anuais por usuário, no plano para equipes. O plano pessoal já permite um upgrade para 150 mil notas e 2 mil cadernos, com 10 GB de armazenamento mensal. Já o plano empresarial oferece ainda espaços compartilhados para times com tags de organização, e ainda mais notas, cadernos e armazenamento, além de ferramentas de IA.

Microsoft To Do: organize suas tarefas, passo a passo

Mais um aplicativo de organização de tarefas que explora o formato de listas, o Microsoft To Do oferece uma gama de listas padronizadas, mas você também pode criar e personalizar as suas próprias. Uma das grandes vantagens desse app é a categorização bastante intuitiva, onde as tarefas mais importantes podem ser marcadas com uma estrela, e aquelas com um prazo podem ser organizadas por data. 

Um recurso interessante é a possibilidade de dividir tarefas em passos. Assim, você pode ter maior controle sobre o processo, dando maior visibilidade ao progresso feito – o que também pode ser um grande alívio para pessoas mais ansiosas.

O app é gratuito, e todo o conteúdo é sincronizado com uma conta Microsoft.

Forest: gamificação e consciência ambiental para manter o foco

O seu problema é manter o foco? Se você não se entende com bom e velho método pomodoro – onde a pessoa se dedica a uma tarefa ininterruptamente por 25 minutos, descansa por 5, e então repete o ciclo –, talvez goste dos incentivos adicionais do app Forest.

A proposta é inusitada: ao iniciar o timer no seu celular, você planta uma semente, que só será nutrida e crescerá caso você não mexa no aparelho. Quanto mais tempo de foco, mais árvores você planta, criando uma verdadeira floresta.

O Forest ainda tem recursos como sons que ajudam na concentração, diferentes espécies de plantas e árvores para escolher, e um teste para descobrir o seu tipo de foco. Tudo feito de maneira bastante lúdica. 

Para completar, os usuários podem usar moedas virtuais do aplicativo para incentivar o plantio de árvores reais, em uma parceria com a instituição Trees for the Future. Até hoje, o aplicativo e seus usuários já plantaram mais de um milhão de árvores. 

Remember the Milk: praticidade para criar e dividir tarefas

Desenvolvido como uma plataforma web-based – ou seja, que é acessada via navegador para a web –, o Remember the Milk já começa simplificando questões de acesso, por não depender da instalação de aplicativos. Dedicado à organização de tarefas, ele pode ser integrado a diversas outras ferramentas, como Gmail, Google Calendar, X (o antigo Twitter) e Evernote, além de permitir a adição de tarefas por e-mail, X e Siri. Um recurso interessante é a possibilidade de delegar tarefas, mas é aqui que as restrições da conta gratuita chamam atenção: as listas só podem ser compartilhadas com outras duas pessoas.

Em sua versão paga, que custa 49,99 dólares por ano, o aplicativo oferece muito mais opções, que vão desde integração com plataformas de armazenamento como Dropbox e Google Drive, até atendimento prioritário em caso de suporte.

Todoist: a organização definitiva de tarefas coletivas

Para quem busca uma solução um pouco mais robusta, mas ainda assim simples e intuitiva, o Todoist pode ser a escolha certa. Dedicado especialmente ao gerenciamento de tarefas, esse aplicativo inclui uma série de aspectos que vão facilitar a sua rotina, como a sugestão automática de tags para classificar e organizar as tarefas enquanto você as cria. Também é possível usar diferentes filtros para visualizar as tarefas criadas, de acordo com a sua necessidade.

Com o Todoist, você também pode criar um espaço de trabalho compartilhado com a sua equipe, expandindo as possibilidades de organização. Crie e compartilhe projetos, defina prazos, e aproveite ainda a integração com o Google Calendar.

A versão básica do Todoist, com cinco projetos pessoais, é gratuita, mas os planos mais completos são pagos, com valores calculados pelo nível dos recursos desejados e número de pessoas vinculadas à conta. Com o plano intermediário custando 4 dólares mensais por usuário, é possível usar o layout de calendário, 150 possibilidades de visualização com filtros, assistente de IA e outras vantagens aplicadas a um total de 300 projetos.

Calendly: marcar reuniões nunca foi tão simples

Às vezes, a parte mais cansativa de uma reunião é todo o processo para marcá-la. É exatamente esse tipo de aborrecimento que o Calendly se propõe a resolver: podendo ser integrado ao seu calendário, ele verifica a sua disponibilidade e cria janelas de horários para possíveis reuniões, sem que você tenha que perder tempo conferindo sua agenda. Para marcar reuniões com outras pessoas, você gera um link, a partir do qual elas poderão verificar seus horários livres e então reservar o melhor momento para conversar.

Como ocorre com a maior parte dos aplicativos e plataformas pagos, o Calendly oferece recursos limitados em sua versão gratuita. Por exemplo, só é possível agendar reuniões individuais de 45 minutos de duração. Os planos pagos podem ultrapassar a faixa de 15 mil dólares por ano, a depender da quantidade de recursos necessários e do tamanho da equipe.

Trello: gerenciamento ágil de cada etapa de um projeto

Para algumas pessoas, a melhor maneira de se organizar é poder visualizar o cenário completo. Se esse é o seu caso, o Trello pode ser uma boa opção. Nessa plataforma online, você pode criar cartões com as suas tarefas e distribuí-las em listas e quadros, movendo-as de acordo com a etapa do processo em que elas se encontram. Uma abordagem simples e muito usada é a estrutura do Kanban, com uma lista de tarefas a fazer, outra para as em andamento, e finalmente uma para as que já foram feitas. É só mover os cartões conforme o trabalho for sendo realizado.

O Trello também permite a colaboração de times, mesmo em sua versão gratuita, provando-se uma ferramenta bastante eficaz. Mas se você quiser recursos ainda mais avançados, como quadros ilimitados e visualização em formato de calendário, precisará considerar um dos planos pagos, com valores a partir de 5 dólares mensais por usuário. 

Notion: organização profissional em cada recurso

Deixamos para o fim da lista a opção que pode substituir todas as outras: o Notion. Extremamente robusta, essa ferramenta reúne quase todo tipo de recurso já apresentado nessa lista, com calendário, quadros kanban para organização de tarefas, notas e a possibilidade de criar uma verdadeira wiki pessoal. Boa parte dessas opções já é acessível na versão gratuita da plataforma.

Então fica a pergunta: por que não fazer uma lista de um único item começando e encerrando a questão com o Notion?

É hora de trazer de volta a primeira dica desse texto: o importante é entender exatamente como esses softwares se adequam às necessidades de cada um. Para ser tão completo quanto é, o Notion é também complexo. 

Se você é um profissional no comando de um time ou de um grande projeto, buscando otimizar processos ao máximo para reduzir custos, pode valer a pena investir algum tempo e esforço para domar esta fera. Mas se o que você precisa é de uma ferramenta acessível para começar a se organizar melhor, essa lista tem outros nove itens que vão atender às suas necessidades, sem exigir tanto esforço.

Conclusão

Não existe uma receita de bolo para organização de rotinas. Cada um dos aplicativos reunidos neste artigo tem uma série de funções e recursos que podem ajudar e muito na sua produtividade, mas antes de mais nada, é preciso entender qual é a ferida que deve ser sanada. Sua maior dificuldade está em manter uma agenda viável, incluindo respiros mais que necessários? Ou as tarefas estão se acumulando de tal maneira que você não consegue nem saber por onde começar?

Pare um pouco e reflita sobre isso. Anote os pontos onde você mais precisa de ajuda, retorne à lista e confira quais apps de organização mais combinam com o seu cenário e o seu perfil, e então teste à vontade. 

Que tal começar 2025 encarando a sua rotina de um jeito novo?