Há muito tempo atrás, numa galáxia muito distante… ou quase isso. Nos idos anos 50, bem antes da criação das metodologias ágeis, Taiichi Ohno inventou o método Kanban. Taiichi trabalhava na Toyota, onde os carros eram produzidos de acordo com uma previsão de demanda, iam pro estoque e esperavam ser vendidos. Esse sistema chama-se, tradicionalmente, de Sistema Empurrado.
O problema é que essa nem sempre é a maneira mais efetiva de gerenciar um fluxo de trabalho. É aí que surge o Sistema Puxado! Onde a produção acontece de acordo com a demanda e não ao contrário, ou seja, a produção só acontece quando existe a necessidade. Para aumentar a eficiência e evitar desperdício, o sistema puxado usa o Just-in-Time (JIT), que é uma técnica de gestão da produção que influencia no controle de estoque. O sistema just in time determina que nada deve ser produzido, transportado, vendido ou adquirido antes da hora, garantindo que as tarefas sejam feitas “na hora certa”. A palavra Kanban, então, começou a ser usada para definir o quadro de tarefas desse novo sistema. Kanban é a palavra em japonês para “cartão” ou “sinalização” e pode ser melhor traduzida como quadro de cartões para sinalização.
Nesse quadro a ideia é mostrar de forma clara em qual etapa uma tarefa está dentro do ciclo de produção e quantas tarefas por vez o sistema consegue concluir sem criar gargalos. Quase sempre o quadro é dividido em 3 etapas: do (a fazer), doing (sendo feito) e done (feito).
Geralmente o Kanban conta com um quadro ou software onde as etapas do processo estão bem delimitadas, são fáceis de visualizar e acessíveis a todas as pessoas envolvidas. Isso vai ajudar a entender a progressão do trabalho de forma clara e intuitiva.
Outro princípio do Kanban é que ele trabalha em sua origem para evitar a sobrecarga de trabalho. Saber a quantidade máxima de tarefas que podem estar em andamento ao mesmo tempo sem sobrecarregar o time ou o fluxo é uma parte crucial do gerenciamento dos gargalos.
É importante ficar de olho em cada fase, cuidar do andamento das tarefas, da capacidade de cada um dos envolvidos e resolver qualquer bloqueio que apareça para garantir que o fluxo de trabalho não pare e os prazos sejam cumpridos.
Uma dica importante nesse estágio é fazer um mapa mental com o time para definir melhor as tarefas que dependem uma das outras e priorizar melhor quando cada uma deve ser feita.
Regra clara é regra cumprida! Comunicação e documentação simples, detalhadas e acordos que explicam e regem o andamento do trabalho facilitam na hora de saber, por exemplo, quando uma tarefa é considerada concluída (definition of done). Isso ajuda o time a definir os pontos necessários para que uma determinada tarefa seja classificada como concluída.
O sucesso de um time depende do quanto ele incentiva o feedback e entende que cada ponto de melhoria é uma oportunidade de facilitar o processo para todos. Essa é uma etapa fácil de esquecer ou pular, mas os benefícios que ela traz faz valer o esforço no final do dia.
Incentivar a colaboração entre os times envolvidos no processo não só faz as coisas fluírem de forma mais fácil como também ajuda quando um gargalo aparece, pois mais pessoas podem ajudar a entender o que pode ser feito de forma diferente.
O método é capaz de caber no seu dia a dia sem mudar as estruturas que já existem, o que facilita muito sua implementação. Por sua natureza ele não traz nenhuma ruptura, só mais clareza sobre o que, por quem e quando as tarefas estão sendo feitas.
Mais usado em fábricas ou em ambiente de manufatura, aqui os cartões representam cada um dos itens em diferentes partes do processo de produção. Quando um item é finalizado em uma etapa o cartão desse item se move junto com ele, atualizando o quadro de visualização e informando que o próximo item já pode começar a ser feito.
Aqui o cartão representa um componente ou produtos que estão em lugares diferentes e são usados para saber onde cada uma das “partes” está ou para onde estão indo. A ideia é sempre ter material suficiente para que o processo não pare e os atrasos ou gargalos sejam minimizados, idealmente sincronizando os estoques com a linha de produção.
O E-Kanban é a evolução digital do método tradicional. Diversos softwares podem ser usados para gerenciar fluxo de trabalho e automatizar procedimentos, facilitando a integração com outras ferramentas de gerenciamento de projetos e criando um ambiente virtual. Com a adoção do Kanban para produção de software a migração para um ambiente virtual aconteceu de forma natural com a evolução do mercado, aumentando a eficiência e agilidade operacional. O E-Kanban se tornou indispensável com suas notificações automatizadas, acompanhamento de progresso e geração de relatórios.
Pode ser fácil pensar que o Kanban cabe apenas nas áreas industriais, logísticas e no desenvolvimento de softwares. Mas, na verdade, qualquer setor que queira otimizar processos, aumentar a produtividade e proporcionar visibilidade das etapas pode se beneficiar do método. A versatilidade e simplicidade do Kanban permite que ele seja útil desde a organização de tarefas domésticas até o lançamento de foguetes.
Transformando caos em ações claras e organizadas, profissionais e empresas de todos os setores abraçam o Kanban e seus muitos benefícios.
A estrutura do Kanban é de um quadro simples com 3 etapas claras onde cada coluna determina o estágio da tarefa e para onde ela deve seguir futuramente. Isso permite que todos colaborem, tenham visibilidade e o mais importante: a capacidade de entrega fica evidente.
Por permitir o entendimento da quantidade de tarefas possíveis a serem executadas fica muito mais fácil prever gargalos por tarefas que levam mais tempo que outras, ou quando algum imprevisto acontece. Isso permite a ação rápida para a resolução ou mudança de prioridades.
Diferente dos métodos mais tradicionais e lineares onde todas as tarefas são definidas logo no início, o Kanban permite a repriorização, reorganização e se ajusta facilmente a novas demandas. Nos dias de hoje, com mudanças e novidades tecnológicas mais rápidas do que nunca, essa habilidade é essencial.
A cultura da repriorização e cooperação o Kanban promove um ambiente onde o feedback se torna praticamente obrigatório e a repriorização vira parte do cotidiano, criando assim uma cultura de aprimoramento contínuo. Isso é essencial para as empresas de hoje, quando reconhecemos o valor da flexibilidade e do feedback constante dos clientes internos e externos.
Com a comunicação em foco, os processos se tornam mais eficientes, a redução de desperdício cresce e as tarefas fluem muito mais facilmente, garantindo a qualidade e rapidez nas entregas
Quando cada um sabe o que está sendo feito e o trabalho em progresso é limitado ao que pode ser feito sem pressa ou desespero, não há acúmulo de trabalho e a qualidade aumenta por que o foco está no que está realmente sendo feito.
A estrutura do Kanban permite que você tenha clareza sobre quem está fazendo o que e em que etapa cada tarefa se encontra, para que todos fiquem melhor alinhados.
Normalmente, o Kanban se divide em três etapas:
Nessa lista aqui colocam-se todas as tarefas que precisam ser iniciadas. Qualquer nova demanda que entre no fluxo de trabalho mora aqui. Para facilitar, vamos imaginar esse processo sendo usado por uma família, que está buscando uma forma de organizar as tarefas da semana para facilitar o dia a dia. A lista de tarefas deles seria a seguinte:
A Fazer (To Do):
Todas as tarefas que estão em andamento ou seja sendo feitas vêm para essa coluna, garantindo que o time saiba quantas tarefas estão em produção e não se sobrecarregue iniciando muitas coisas de uma vez só. No caso da nossa família, aqui seria o lugar em que os membros da família movem o que está sendo feito por cada um.
Em andamento (Doing):
Aqui tudo o que foi finalizado e entregue fica registrado, para que um histórico seja criado e para que tarefas que dependem umas das outras possam ser iniciadas logo em seguida. Idealmente essas tarefas recebem qualquer feedback necessário nessa etapa, trazendo possíveis melhorias. Poder visualizar o que foi feito também dá uma sensação de dever cumprido e os membros da família também ficam sabendo o que foi feito.
Concluído (Done):
Esse quadro sempre pode ser adaptado para as necessidades individuais das empresas e profissionais. Nesse caso algumas outras colunas podem ser criadas, como as colunas Parado (On Hold), Revisão (Review), Pendente (Backlog).
E se ao invés de dizer “Scrum vs. Kanban”, nós pensarmos mais em “Kanban ou Scrum“ ou ainda “Kanban e Scrum”? O importante é entender os princípios de cada método e escolher o melhor formato para o projeto. Ambas são metodologias ágeis que podem ser implementadas na gestão de sua empresa.
Toda equipe de Scrum usa o método Sprint, que nada mais é do que definir que tarefas serão feitas e priorizadas numa determinada fase. Isso cria ciclos de aprendizagem para reunir e implementar feedback dos clientes. Aqui cada membro da equipe tem um papel específico e se encontram regularmente para dar o status de cada tarefa. Já o Kanban tem um fluxo contínuo, sem papéis definidos e sem o loop de verificação diária do andamento das tarefas.
Então, dependendo do seu projeto, vale a pena usar um ou outro. Hoje vemos também a aparição do método híbrido chamado Scrumban em que as sprints do scrum usam o board do Kanban para o gerenciamento das etapas das tarefas.
Antes de começar a implementar o processo do Kanban na sua empresa, o time precisa estar alinhado e entender como o método funciona sem dúvidas, para que ele possa ser aplicado à realidade do seus projetos.
Depois de todos entenderem como o Kanban funciona, é hora de reunir o time e fazer um brainstorming para entender melhor o fluxo de trabalho, os gargalos e pontos de melhoria. É importante que essa etapa conte com a colaboração de todos, caso contrário algumas tarefas específicas de algumas pessoas ou departamentos podem ficar esquecidas.
Hora de pôr a mão na massa, ou melhor, no quadro! Defina as colunas que fazem sentido pro seu time de acordo com as etapas mapeadas no ponto anterior, mas não se esqueça de colocar pelo menos as colunas básicas — A fazer, Fazendo e Feito.
Estabeleça a quantidade máxima de tarefas que pode ser executada sem criar stress ou gargalos. Assim você garante um sistema sem sobrecarga e com entregas de qualidade.
É importante ter regras claras sobre o que cada etapa representa, como cada tarefa é feita e o que o time entende por concluído. Também é essencial ter todas as políticas em um local de fácil acesso possibilitando a revisão sempre que necessário.
O ciclo de feedback é obrigatório na adoção do Kanban. Coloque na agenda, incentive o feedback e revise o fluxo de trabalho. Aplicar ajustes melhora o desempenho e aumenta a qualidade.
Agora que o Kanban faz parte do seu cotidiano, vamos dar algumas dicas adicionais para que a aplicação desse método seja mais fácil e eficaz, garantindo organização e eficiência.
Envolva seu time, encorajando a participação de todos nas fases de identificação das tarefas e implementação de melhorias. A comunicação aberta é o que vai fomentar a cultura de feedback constante que o método — e o mercado de trabalho atual — pedem.
Esse é um ciclo que pode ser usado em todos os seus projetos. Ele conta com as etapas Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Na etapa Planejar você define qual é o problema a ser solucionado, decide as metas e desenvolve uma estratégia para lidar com essa questão. Na etapa Fazer as mudanças são implementadas em pequena escala, seguida pela etapa Verificar para monitorar os resultados e analisar os dados, buscando entender a efetividade das mudanças implementadas. Por fim, a etapa Agir é onde você implementa as mudanças bem sucedidas, transformando-as em processos.
Crie um mapeamento dos processos, assim fica mais fácil encontrar ineficiências e áreas de melhora. Analise possíveis gargalos e como evitá-los e reúna dados da performance atual para que você possa medir o impacto das mudanças que o Kanban trará.
O Kanban é um método visual e eficaz que promove a eficiência, trazendo estrutura de um modo simples que se adapta a qualquer ambiente, desde a organização das tarefas de casa até a organização dos estoques da Amazon. É um método adaptável e inclusivo, que funciona ao separar os processos em pequenas etapas que são colocadas em quadros A fazer, Fazendo e Feito.
Ele promove uma cultura de melhoria contínua e feedback constante, diminuindo obstáculos e garantindo entregas mais rápidas e eficazes. É aquele método bom, bonito e barato que todo mundo quer. Cabe em qualquer fluxo de trabalho, garantindo qualidade, aprendizado e cooperação.
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