Higienização de mailing: como e por que limpar sua lista de contatos regularmente

Uma lista de contatos farta é boa, mas uma lista atualizada é sempre melhor! Higienizar sua lista de contatos de forma recorrente permite que seus e-mails cheguem sempre aos contatos certos, e ajuda a prevenir spam traps ou mesmo que seu endereço seja marcado em alguma lista negra. Se você nunca pensou em limpar sua lista, esse é o momento!

Um gif de um e-mail sendo arrastado para o lixo
Manter sua lista de e-mails limpa previne spam traps e poupa recursos e tempo

O que é higienização de mailing?

Criar uma lista de e-mails é algo que leva tempo. A cada formulário preenchido, um novo contato é coletado e uma relação é estabelecida – seja ela curta ou duradoura. Com o passar do tempo, contudo, as informações da sua lista podem ficar defasadas: e-mails antigos ou inativos, ou mesmo usuários que não abrem ou engajam com o seu conteúdo. A higienização é justamente o processo de livrar sua lista de e-mails dos contatos inúteis, retirando do mailing todos os endereços que, seja por desinteresse ou indisponibilidade, não são mais úteis para a sua empresa. 

Por que é importante limpar listas de e-mails?

A higienização das listas pode poupar recursos e potenciais problemas! Se sua lista for muito antiga, por exemplo, essa limpeza é necessária para retirar do mailing contatos que possam estar inativos ou que não existam mais, gerando retornos constantes das suas mensagens ao remetente. Caso você tenha comprado sua lista de e-mails, a higienização se torna um fator ainda mais importante: muitas vezes, as listas que são vendidas contém endereços de pessoas que não consentiram com o recebimento das mensagens, endereços inexistentes ou e-mails inativos, que também podem marcar suas mensagens como spam. A higienização melhora a reputação da sua empresa e a entregabilidade, gerando mais aberturas, mais cliques e, consequentemente, ajudando na monetização da sua lista.

Gif de um rapaz branco dizendo “deletar” ansiosamente enquanto mexe em um computador dos anos 1990 enquanto outro rapaz branco passa a mão no rosto de forma impaciente
A higienização é importante porque reflete diretamente na reputação dos seus e-mails

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Quando fazer a limpeza de listas de e-mails?

Se seus e-mails estão retornando para a sua caixa de entrada, esse é um bom indicativo de que está na hora de fazer uma higienização no seu mailing: ele pode conter endereços de e-mails inaptos a receber mensagens, o que pode comprometer sua reputação. Também é importante analisar suas métricas: se a taxa de abertura ou de cliques está muito baixa, pode estar na hora de executar uma limpeza para retirar da sua lista aqueles contatos que já não engajam com suas mensagens há muito tempo.

Gif de um velhinho em 3D varrendo com uma vassoura sobre um fundo branco
Limpe sua lista sempre que notar alterações nos retornos ou taxas de rejeição

Como fazer higienização de mailing?

Então, está na hora de partir para a ação! Aqui vão as nossas dicas na hora de executar a limpeza da sua lista de e-mails!

Remova duplicatas

O lugar mais simples para começar é removendo e-mails repetidos. Isso evita que você envie mais de um e-mail para o mesmo contato, o que pode acarretar na sua mensagem sendo flagrada como spam e bloqueada pelo usuário ou mesmo pelo servidor. Em softwares simples, como o Excel, já é possível organizar seu mailing e remover as duplicatas com alguns comandos simples.

Gif do Homer Simpson mexendo com uma cópia de si mesmo
Remova e-mails repetidos para prevenir seu e-mail de ser marcado como spam

Verifique a sintaxe

É possível que alguns e-mails da sua lista tenham erros de digitação, ou mesmo estruturais. Por isso, é importante verificar se:

  • O domínio está escrito corretamente
  • Há erros de pontuação (como um ponto ou uma vírgula no meio do endereço do domínio) ou mesmo de finalização (como um .br em domínios que são apenas .com)
  • A estrutura do e-mail está correta (por exemplo: [email protected])
  • O endereço parece suspeito, com muitos números ou com um servidor genérico ou desconhecido

Caso identifique algum problema, corrija-o. Ou se houver algo de suspeito, retire o endereço em questão da sua lista!

Cena do filme “Professora sem classe”, onde a personagem Elizabeth, interpretada por Cameron Diaz, aparece surpresa corrigindo provas
Verifique se os e-mails da sua lista estão corretos para ajustar ou excluir o que for necessário

Elimine e-mails Inativos

E-mails inativos não apenas poluem sua lista como podem se tornar armadilhas de spam. Por isso, é sempre importante verificar se os endereços da sua lista estão em atividade, e remover aqueles que já não são mais válidos. Aqui na Selzy, você pode contar com uma ferramenta gratuita de verificação de e-mails para facilitar essa missão.

Print da mensagem automática de e-mail não enviado
E-mails inativos retornam para o seu servidor e podem servir como armadilhas de spam

Verifique domínios

Alguns e-mails podem não estar chegando ao destinatário por conta de erros no domínio informado. Verifique se na sua lista há algum erro de digitação que esteja impossibilitando o recebimento das mensagens, ou se há endereços com domínio suspeito, genérico demais ou inexistente – esses últimos casos podem ser spam traps, endereços plantados especificamente para fazer com que suas mensagens sejam marcadas como spam. Corrija os que estiverem digitados incorretamente e elimine aqueles cujos domínios não pareçam verídicos.

A personagem Velma, de Scooby-Doo, olhando para baixo com uma lupa
Verifique se os domínios são válidos para evitar cair em spam traps

Implemente um processo de opt-out

Pela Lei de Proteção de Dados brasileira, a implementação de um link visível de cancelamento de inscrição é obrigatória. Além disso, incluir o processo de opt-out no seu mailing facilita seu trabalho de higienização, uma vez que os próprios usuários podem sair de listas de e-mails que não lhes interessam. Esse processo garante que sua lista esteja em um constante processo de auto-limpeza, uma vez que você não precisará retirar manualmente usuários desinteressados.

Um desenho em 3D de uma mão alcançando um botão vermelho onde se lê “desinscrever” ao lado de um ícone representando uma pessoa com um sinal de subtração
Oferecer uma opção de cancelar inscrição facilita o processo de higiene do seu mailing

Monitore taxas de rejeição

Conferir as estatísticas das suas campanhas é uma forma ótima de rever resultados, ajustar as próximas campanhas e colher os frutos do que funcionou; também é uma boa forma de verificar quantos e quais endereços de e-mail não estão engajando com o seu conteúdo há mais tempo. Olhar as taxas de rejeição, taxas de retorno e taxas de abertura pode te ajudar não apenas a melhorar seu conteúdo, mas a otimizar a entrega, eliminando da lista de e-mails aqueles contatos que não abrem ou rejeitam constantemente suas mensagens. Isso ajuda não só na monetização, mas na reputação da sua empresa, reduzindo a probabilidade das suas mensagens serem marcadas como spam.

Desenho de uma mão carimbando um documento com a palavra “rejeitado” em inglês em tinta vermelha.
Confira suas métricas e utilize-as como base para limpar sua lista de e-mails

Mantenha a lista atualizada

Acima de tudo, mantenha sua lista sempre em dia. Isso significa não só captar novos clientes e dar aos antigos a opção de sair do mailing, mas também executar outras ações de limpeza, como a verificação de domínios, remoção de duplicatas e remoção de e-mails inativos com frequência. Transformando essas ações em parte da sua rotina de trabalho, você garante que sua lista de e-mails esteja sempre atualizada e poupa tempo para investir em outras áreas.

Considerações finais

Manter sua lista de e-mails limpa economiza tempo e te poupa preocupações com a reputação da sua empresa. Por isso, lembre-se:

  • Torne a higienização do seu mailing algo rotineiro e frequente, para facilitar o seu fluxo de trabalho;
  • Ofereça uma opção de opt-out para que usuários desinteressados possam sair espontaneamente da sua lista, poupando o trabalho de remoção;
  • Remova e-mails duplicados, com problemas de digitação ou que pareçam suspeitos: eles podem levar sua mensagem direto para o spam;
  • Verifique se os e-mails da sua lista são válidos, utilizando verificadores online para facilitar o serviço;
  • Monitore suas taxas de rejeição para retirar da lista todos os endereços que não engajem com frequência com as suas mensagens.

Agora é só arregaçar as mangas e partir para a limpeza!

Artigo escrito por
Larissa Siriani
Natural de São Paulo, sou escritora, podcaster e criadora de conteúdo. Mãe de 4 pets e dançarina amadora. Saiba mais em larissasiriani.com.br
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