Antes de mais nada, vamos definir o que é um “projeto”. Um projeto é uma ação com:
Tempo definido (tem início e fim);
Entregas previstas (um serviço, produto, ou resultado);
Geralmente único (pouco repetitivo).
Ou seja, se pensarmos em uma fábrica, a produção usual não se encaixa nas metodologias de gestão de projetos, mas ações específicas, sim (como, por exemplo, o desenvolvimento de um novo produto ou um esforço da equipe de marketing para impulsionar a geração de leads.).
Em vários negócios, cada entrega é um projeto diferente (como em agências de desenvolvimento de software ou publicidade), pois cada cliente tem uma demanda única e um prazo específico.
Como o projeto é um esforço limitado em tempo e recursos, ele tem um ciclo de vida fechado e definido, que consiste em cinco etapas.
Início ou preparação: Antes do começo do trabalho são definidos o objetivo, prazo e a previsão de alocação de recursos para verificar a viabilidade do projeto.
Planejamento: A etapa de planejamento é fundamental e inclui o detalhamento do escopo, cronograma, custos e pessoas envolvidas.
Execução: Nesta etapa se executam as tarefas necessárias, com ajustes constantes no planejamento.
Acompanhamento: Esta etapa se inicia junto à execução, e é responsável pela verificação constante dos status da atividade para ajustes em prazos ou recursos.
Encerramento: A fase de encerramento começa nas entregas finais do projeto, e consiste em entender os erros, acertos e melhorias possíveis em próximos projetos.
As metodologias de gerenciamento de projetos têm como objetivo criar uma estrutura sólida para fazer o projeto acontecer.
São processos e técnicas que permitem que o gestor saiba como está o andamento, quais alterações necessárias, o prazo de entrega previsto (e eventuais atrasos) além dos recursos necessários para a execução.
Com essa organização das informações (que geralmente estão distribuídas entre todos os participantes), o gestor pode tomar decisões com inteligência e assertividade.
Tecnicamente é possível gerenciar um projeto sem conhecer nenhuma metodologia, mas há uma grande chance de cair em armadilhas comuns, como atrasos, aumento de custos e entrega insuficiente.
Uma das grandes armadilhas da falha de comunicação é o colaborador não entender o que se espera dele. As metodologias de gestão de projetos procuram deixar claro a todos os envolvidos quem são os responsáveis por cada etapa e entrega, e as consequências de eventuais atrasos.
Um dos conceitos-chave na gestão de projetos é a ideia de dependência: para que uma etapa possa ser concluída, é preciso que outras coisas aconteçam antes.
Por exemplo, a equipe de programação do site muitas vezes depende que o design ou o fluxo de interação esteja pronto e aprovado. Uma boa gestão de projetos coloca todos a par do andamento de cada etapa para que os recursos possam ser alocados com eficiência.
A consequência direta de um fluxo de informações eficiente é a transparência do progresso.
Se uma etapa-chave está atrasada, fica claro que o projeto todo vai atrasar, ou vai necessitar de alterações (de escopo ou recursos) para ser entregue no prazo.
Essa organização evita surpresas: quando o gerenciamento de projetos é ineficiente, os problemas são detectados tarde demais.
Por fim, o maior benefício de um bom gerenciamento de projeto é a clareza de informação e redução de riscos. Facilita o planejamento e acompanhamento do trabalho, evitando problemas de orçamento e prazo, tornando a gestão do projeto (e mesmo da empresa) mais simples e estável.
As metodologias de gestão de projetos, como “Cascata”, “Ágil” ou “Scrum” , contém ferramentas para facilitar o trabalho do gestor em diferentes áreas do conhecimento, para que possa fazer com inteligência os ajustes necessários.
As principais áreas de atuação do gestor de processos são:
Integração ou comunicação: O gestor deve garantir que todos os envolvidos estejam a par das informações necessárias e atuem em conjunto.
Escopo e custos: Um escopo grande demais vai gerar problemas de custo e prazo, já o oposto não terá uma entrega satisfatória.
Cronograma: A ordem de execução das tarefas e prazo para cada uma delas é essencial ao andamento ágil do projeto.
Riscos: Todo projeto tem incertezas, tanto internas (uma tarefa pode se mostrar mais trabalhosa do que o previsto) quanto externas (mudanças de expectativas de clientes). É preciso conhecer os riscos para saber onde investir.
Existem duas grandes filosofias de gestão de projetos, dentro das quais se encontram várias metodologias. Além das duas abaixo, existem métodos híbridos, que reúnem características de ambos os lados.
A gestão de projetos em cascata é uma gestão linear, com muitas dependências e alta previsibilidade. Na teoria, cada tarefa é feita na ordem, de acordo com a sua dependência, de modo que a tarefa subsequente só se inicia quando a anterior é concluída.
Visualmente, a organização de tarefas no tempo fica semelhante a uma escada, ou uma série de cachoeiras, por isso o seu nome. É considerado o “método tradicional” ou clássico de gerenciamento de projetos, mas são métodos mais rígidos, com pouca flexibilidade.
A filosofia ágil para a gestão de projetos procura se adaptar a uma realidade com baixa previsibilidade e maior área para mudanças de direcionamento e escopo.
Em vez de tarefas completas com muitas dependências, o gestor ágil procura dividir o trabalho em blocos menores e independentes, com equipes trabalhando em diferentes tarefas ao mesmo tempo, que são integradas com o andamento do projeto.
Quando você começa a estudar gestão de projetos, cedo ou tarde encontra a sigla PMBOK, que significa “Project Management Body of Knowledge”, ou “Corpo de Conhecimento do Gerenciamento de Projetos”. O PMBOK não é uma metodologia, mas uma publicação, organizada pela PMI Institute. Está em sua sétima edição e reúne as principais filosofias, conceitos e conhecimento da área nos últimos anos. Trata-se do ponto de partida para a criação de novas metodologias, e um guia de boas práticas e orientações dentro desse campo.
Separamos seis das metodologias mais populares para gestão de projetos e suas características principais.
Scrum foi uma das primeiras metodologias de gestão de projetos ágeis voltada a programadores, por isso existe até uma confusão entre as palavras, que são tidas como sinônimos.
No Scrum, o projeto é dividido em partes pequenas, com experimentação contínua e um ciclo de feedback entre as partes, para um aprendizado contínuo e constante.
O trabalho é realizado em “sprints”, que são dias de trabalho focado, como se fossem pequenas “corridas”, ao final dos quais é feita a atualização dos envolvidos e reavaliação de rota.
A metodologia PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) é uma metodologia focada em projetos de alto risco, alta responsabilidade (como projetos de governo), ou deadlines rígidos.
É um framework adaptável, que pode ser usado em conjunto com elementos de gestão ágil ou tradicional.
Além de coordenar o trabalho, prevê também os limites do projetos, que se ultrapassados podem desencadear movimentos que levem a um encerramento controlado daquele projeto e liberação dos recursos para outros.
O método Lean tem um olhar bastante aguçado para o escopo do projeto. Tem como objetivo impedir que o projeto fique grande e pesado demais, o que atrapalha seu desenvolvimento.
Inspirado no TPS (Toyota Production System) desenvolvido na década de 50 pela montadora, é baseado em cinco princípios:
Identificar o valor (qual o valor central do seu produto ou serviço, o que é essencial).
Mapear a cadeia de valor (uma ferramenta visual equivalente a um planejamento para identificar desperdícios)
Criação do fluxo (identificação dos passos-chave e melhores processos para agilizá-los)
Dinâmica de “puxar” (ao contrário de “empurrar”, que é terminar uma etapa e mandar adiante, a dinâmica de “puxar” começa no fim, na necessidade, e distribui essa demanda a cada etapa.
“Melhoria constante” (etapas de revisão e iteração do processo com todos os envolvidos).
Desenvolvida pela Motorola na década de 90, Seis Sigma é uma metodologia desenvolvida, a princípio, para reduzir as falhas no produto final da indústria. Focado em análise e estatística, tem duas vertentes principais: DMAIC e DMADV. A primeira é um olhar sobre processos existentes, buscando a melhoria contínua, enquanto a segunda é uma metodologia para a introdução de novos processos, produtos ou objetivos.
O Project Canvas é uma metodologia altamente visual para enxergar um projeto, colocando em uma única página os objetivos, ações, time, usuários e escopo, de uma forma organizada para facilitar a visualização de todos os elementos de maneira simples e rápida.
Inspirado no modelo “Canvas” de criação de plano de negócios, trata-se de uma ferramenta para que todos os envolvidos estejam sempre na mesma página, enxergando o projeto como um todo, e não apenas a sua próxima tarefa.
Uma das suas aplicações mais interessantes é a possibilidade de usá-lo em um grande painel, colando post-its nas respectivas áreas, o que torna o processo todo colaborativo.
O Kanban é tanto uma ferramenta quanto uma metodologia de gerenciamento de projetos.
O Kanban pode ser um mural físico, onde se colocam post-its, ou uma ferramenta digital. Sua base consiste em uma série de colunas onde se organizam as tarefas dentro de cada etapa.
Tradicionalmente, as colunas são “ideias”, “planejamento”, “execução”, “finalização”, mas podem ser alteradas de acordo com as necessidades de cada negócio. Cada tarefa é um quadradinho que se move dentro das colunas conforme se encontra em cada etapa.
Antes de escolher o melhor software para gerenciar seus projetos, é melhor escolher uma metodologia. Embora alguns desses softwares possam ser usados com diferentes metodologias de trabalho, em geral eles se adaptam melhor a uma filosofia ou outra. Além dos softwares citados abaixo, existem centenas de outros, em todas faixas de preço.
Muitos softwares de gerenciamento de projetos também se integram com as melhores ferramentas de CRM, o que possibilita trazer informações sólidas e atualizadas sobre cada etapa.
Parte da suíte empresarial da Microsoft, o Project é considerado um dos melhores programas para trabalhar em metodologias cascata, com um sistema robusto de dependência e visualização de prazos.
Basecamp é um sistema de gerenciamento de projetos que busca centralizar toda a comunicação importante dentro da mesma página. É compatível com diversas metodologias, contendo listas de tarefas, Kanban, mensagens e comentários.
O Trello é um software de gerenciamento de projetos que popularizou o conceito de Kanban. Baseado nos murais, cada carta de tarefa pode ser tão complexa quanto necessária, incluindo subtarefas, responsáveis, informações importantes e mais.
O Jira, inicialmente um sistema de controle de rastreamento de tickets de requisitos de usuário e bugs, se tornou um sistema de gerenciamento de projetos completo, usado por grandes corporações do mundo todo. É bastante flexível, e funciona com diversas metodologias de gerenciamento de projetos.
O Notion causou uma revolução no gerenciamento de projetos com a ideia de trazer para um ambiente virtual a flexibilidade da folha de papel. Além das ferramentas básicas (listas de tarefas, planilhas e agenda), cada página é totalmente personalizável com texto, foto, e também linkada com qualquer outro elemento dentro do Notion, o que resulta numa ferramenta altamente complexa e personalizável.
Gestão de projetos é uma área muito grande, com diversas filosofias, metodologias e ferramentas de trabalho. Afinal, praticamente toda empresa tem projetos para gerenciar, e cada uma tem desafios particulares.
Neste artigo pincelamos o básico para você entender o que é gestão de projetos e por onde começar a sua pesquisa, para entender qual metodologia pode se adaptar ao seu negócio e se aprofundar!
Afinal, escolher um bom método de gestão de projetos é essencial para melhorar a comunicação dentro da sua empresa, aumentar a produtividade e reduzir riscos do negócio.
