Dicas imperdíveis para transferir e-mails com eficiência
Use ferramentas de migração automática
Pode parecer estranho recomendar usar uma ferramenta automática de migração, mas na maioria dos casos essa é a melhor escolha. Principalmente quando há um número muito grande de contas de e-mail em um mesmo domínio.
Por isso é indispensável fazer o backup antes da migração. Assim você desfruta da migração automática, oferecida pela maioria dos provedores, e garante que nenhum dado será perdido na transferência, pois você terá uma cópia de tudo. Caso algum dado não seja importado corretamente, você pode corrigir com seu backup!
A maioria dos provedores de e-mails conta com tem sua própria ferramenta de migração e você pode usar o backup para corrigir qualquer dado cuja importação foi corrompida. Usando o serviços de e-mails Microsoft 365, por exemplo, você pode usar o Exchange, talvez a ferramenta de migração automática de e-mails mais conhecida. Já o Google Workspace oferece até mesmo a possibilidade de monitoração da migração usando o Google Admin Console. Informe-se com a equipe de suporte do novo provedor e use esse recurso se houver.
Organize seus e-mails
Para minimizar a possibilidade de perda de dados durante a migração, recomendamos que você organize suas caixas de e-mail e dados das contas. Além do backup, é bom verificar se há contas inativas ou obsoletas, quais endereços são críticos (por exemplo, caixas de e-mail coletivas onde muitos usuários utilizam, contas usadas para acessar serviços terceirizados, etc.), quais contas você pode deletar porque são desnecessárias e quais você pode simplesmente arquivar.
Outra dica importante é planejar um cronograma de migração, convidando os usuários a participarem do processo ao avisá-los dos dias em que poderá haver instabilidade na troca de e-mails por conta da migração — assim as pessoas podem se planejar de acordo.
Faça testes antes da migração completa
Antes de terminar a migração, você já pode testar o funcionamento do novo servidor usando o domínio de teste fornecido pelo serviço contratado. Todo novo servidor tem um domínio de teste e você pode usá-lo para avaliar conectividade, envio/recebimento etc antes de transferir e salvar os dados de registro definitivos do seu domínio.
Mantenha ambas as contas ativas temporariamente
Outra estratégia para garantir o sucesso da migração é manter os dois servidores funcionando por um tempo. Você pode fazer isso mantendo o servidor antigo como uma conta de backup por certo período, para caso o servidor novo tenha algum problema no início da operação.