Como finalizar e-mails?

Ao lidar com pessoas, a forma como encerramos nossas mensagens pode fazer toda a diferença na eficácia da comunicação e na percepção que elas têm sobre a marca. Em um cenário de alta disputa pela atenção e pelo engajamento dos consumidores, é essencial saber que a parte final dos conteúdos traz a oportunidade de deixar uma impressão duradoura e incentivar uma resposta ou ação específica por parte do destinatário.

Hoje, vamos explorar algumas estratégias e exemplos para encerrar seus e-mails com chave de ouro e reforçar os valores e benefícios que sua marca oferece. Continue a leitura e saiba mais!

A importância de finalizar e-mails corretamente

Imagine que você está conversando com um amigo. Então ele se levanta de repente e vai embora sem se despedir. Nada agradável, né?

Nas comunicações via e-mail, a lógica é a mesma. A conclusão de uma mensagem vai além de simplesmente encerrar a conversa, desempenhando um papel crucial na construção de relacionamentos sólidos com os clientes e na eficácia da comunicação comercial.

Aqui estão alguns motivos que explicam por que essa seção do e-mail é tão fundamental:

• Credibilidade: uma conclusão bem elaborada demonstra profissionalismo e cuidado com os detalhes. Isso transmite uma imagem positiva e confiável para os clientes da sua empresa.
• Expectativas claras: ao concluir um e-mail de maneira clara e direta, você delimita as expectativas para o destinatário. Isso ajuda o cliente a entender exatamente o que você espera dele.
• Incentivo à ação: o que o seu cliente deve fazer agora? Comprar um produto? Agendar uma reunião? Clicar em um link? A finalização eficaz de um e-mail orienta-o sobre os próximos passos a serem tomados.
• Reforço da mensagem principal: a parte final do e-mail também ajuda a garantir que a informação mais importante seja assimilada pelo destinatário.
• Impacto duradouro: sabe aquela história de que a primeira impressão é a que fica? Nas mensagens empresariais também é assim. Uma conclusão atenciosa e relevante pode criar uma imagem positiva e duradoura, incentivando uma resposta favorável ou futura interação.

Estrutura típica de um e-mail

Sabemos que cada marca é única e possui seu próprio estilo de se comunicar, interagir e surpreender seus clientes. No entanto, para garantir que seus e-mails sejam claros, persuasivos e orientem seus clientes a tomarem uma ação (clicar em um link, agendar uma reunião, fazer uma compra, entre outras), é útil seguir uma estrutura organizada que funciona muito bem. 

O modelo AIDA (Atenção, Interesse, Desejo e Ação) é uma abordagem bastante comum e eficaz que conta com as seguintes etapas:

Atenção

Nesta seção inicial do seu e-mail, você precisa capturar a atenção do destinatário de forma rápida e eficaz. Comece com uma saudação personalizada e, em seguida, resuma brevemente o propósito do e-mail. Destaque os benefícios ou pontos-chave que sejam relevantes para o público, de preferência já tocando em alguma dor dele.

Interesse

Desenvolva mais a sua mensagem principal e destaque os aspectos que possam despertar o interesse do destinatário. Explique como a sua proposta ou oferta pode resolver um problema específico e atender a uma necessidade identificada pelo cliente.

Desejo

Agora que você despertou o interesse do seu cliente, é hora de criar um desejo ou uma necessidade mais profunda. Destaque os benefícios que o destinatário desfrutará ao aceitar sua proposta, reforçando os resultados positivos e as melhorias tangíveis que podem ser alcançadas.

Ação

Finalmente, encoraje o destinatário a agir de acordo com seus objetivos. Seja claro e direto sobre o que você espera que ele faça em resposta ao e-mail, fornecendo instruções claras e simples sobre como proceder.

Melhores formas de terminar um e-mail

Ao concluir um e-mail, é fundamental definir o tom da mensagem para transmitir profissionalismo e estabelecer uma boa impressão. A escolha das palavras pode variar de acordo com o contexto e o relacionamento com o destinatário, mas deve ser feita com cuidado para impactar seus clientes do jeito certo e encerrar seus e-mails com estilo.

Basicamente, existem duas maneiras para isso:

Finalizações formais

• Agradecimento e disponibilidade: “Agradeço antecipadamente a sua atenção e fico à disposição para possíveis dúvidas e esclarecimentos.”
• Solicitação de ação: “Por favor, não hesite em entrar em contato caso tenha alguma dúvida. Aguardo ansiosamente sua confirmação para agendarmos uma reunião.”
• Respeitosamente: “Atenciosamente, [SEU NOME].”
• Apreço: “Com apreço, [SEU NOME].”

Aqui está um exemplo de um e-mail com uma linguagem mais formal enviado pela Electrolux, solicitando que o cliente avalie a empresa e deixe um feedback.

Finalizações informais

• Agradecimento: “”Obrigado mais uma vez pelo seu tempo. Espero que possamos continuar essa conversa em breve.”
• Convite para resposta: “Fico à espera da sua opinião sobre este assunto. Mal posso esperar para ouvir suas ideias!”
• Chamada para ação: “Corra e aproveite essas ofertas antes que acabem!”

Aqui está um exemplo de um e-mail informal enviado pela Seguros Promo que ainda trazia um cupom de desconto para o destinatário.

10 dicas básicas de como finalizar um e-mail profissional

Definir se a sua conclusão será formal ou casual é importante, mas não é tudo. Utilize algumas táticas que para deixar a sua mensagem mais rica, persuasiva e capaz de fortalecer a imagem da sua marca. E se você acha que basta enviar diversos e-mails em massa e acabar se tornando um spammer, está enganado.

Aqui estão algumas dicas essenciais de como finalizar seus e-mails de maneira eficaz:

1. Use gatilhos mentais

O uso estratégico de gatilhos mentais pode influenciar positivamente a resposta do destinatário e construir relacionamentos mais sólidos com o seu público.

1.1. Pertencimento

Todo mundo ama sentir que é único e faz parte de algo. Se o seu destinatário percebe que não é apenas mais um na sua lista de contatos, ele torna-se muito mais propenso a ouvir o que a sua marca tem a dizer e comprar os serviços ou produtos que ela oferece.

Aqui está um exemplo da Loja do Mecânico, que buscou mostrar ao lead que compreendia as necessidades dele e dores dele já no título.

1.2. Escassez e urgência

Esse é um dos gatilhos mais utilizados nos e-mails comerciais. Afinal, o tempo, hoje em dia, é o bem mais precioso que qualquer pessoa tem. Portanto, ao trazer asensação de que o destinatário está prestes a perder uma grande oportunidade, ele tende a tomar uma atitude mais urgente.

A Sallve soube fazer isso muito bem ao comunicar os seus produtos:

1.3. Prova social

Você provavelmente já gostou de algo só porque outras pessoas também gostavam. Sim, o ambiente externo influencia bastante nas nossas decisões e é nisso que esse gatilho trabalha. Por isso, se a sua marca possui um grande nível de aceitação e popularidade, é interessante usá-lo para atrair novos clientes.

Aqui está um exemplo de um e-mail que Uber enviou para falar sobre a Cornershop, seu aplicativo de compras de supermercado:

1.4. Reciprocidade

Uma ação positiva tende a ser respondida com outra ação positiva. Ou seja, quando a sua marca faz ou oferece algo bom para o lead, há uma chance muito grande de ele retribuir fazendo o mesmo. Por isso, é muito comum que várias empresas oferecem descontos, conteúdos e condições exclusivas para alguns destinatários, com a intenção de que eles se tornem clientes reais.

É o exemplo do LinkedIn, que oferece descontos de até 50% no LinkedIn Premium para que as pessoas, em troca, comprem o serviço:

1.5. Curiosidade

Diariamente, recebemos dezenas de e-mails diferentes. Para garantir que o seu destinatário vai abrir a sua mensagem, é preciso despertar o interesse e a curiosidade dele, o estimulando a ler o conteúdo até o fim.

Aqui está um exemplo enviado pela Aldeia.cc:

2. Sempre agradeça

Agradecer no fim dos e-mails é uma excelente forma de demonstrar consideração e respeito pelo tempo do leitor. Além disso, é possível criar uma atmosfera positiva onde a cortesia e a educação se fazem sempre presentes.

Aqui está um exemplo enviado pela PayPal:

3. Faça uma saudação adequada

A saudação no fim de um e-mail é fundamental para refletir a formalidade e o respeito que a sua marca deseja transmitir com aquela mensagem. Por meio dela, é possível construir uma relação mais profunda com o lead.

Aqui está um exemplo da Kaspersky:

4. Inclua uma assinatura profissional

Se você deseja transmitir mais profissionalismo e credibilidade com os seus e-mails, incluir uma assinatura profissional na seção final deles pode te ajudar nessa missão. Além disso, esse recurso também fornece ao destinatário todas as informações necessárias para entrar em contato com você de maneira rápida e eficiente, facilitando a continuidade da comunicação.

5. Revise e corrija

Ao finalizar o seu e-mail, é crucial verificar cuidadosamente se o conteúdo possui erros gramaticais, ortográficos e de digitação antes de ser enviado. Uma comunicação que possui esses deslizes acaba prejudicando a credibilidade da sua marca e o relacionamento com seus clientes. 

✅ Por isso, é essencial:

• Ler o e-mail em voz alta para identificar erros que passaram despercebidamente antes;
• Ficar atento à pontuação, ortografia e concordância;
• Verificar se os nomes estão escritos corretamente, se as datas estão precisas e se as informações claras o bastante;
• Eliminar redundâncias e ambiguidades;
• Se possível, pedir a um colega para revisar o e-mail. Uma segunda opinião pode ajudar a identificar ajustes necessários.

6. Personalize o e-mail

Toda pessoa gosta de se sentir única. Por isso, e-mails genéricos tendem a não performar tão bem, pois o destinatário vai saber que é apenas mais um número na lista da sua empresa. Por outro lado, personalizar o conteúdo do seu e-mail de acordo com os seus clientes e no contexto específico pode fazer uma grande diferença na eficácia da sua comunicação. Para isso, siga essas estratégias:

• Use o nome do destinatário;
• Mencione os interesses e desejos do destinatário de forma genuína;
• Faça referência a conversas anteriores;
• Ofereça soluções personalizadas.

Aqui está um exemplo enviado pela Bázico, uma loja de camisas:

7. Proponha um próximo passo

Todo e-mail deve ter um propósito, seja ele fazer o destinatário clicar em um link, comprar algo, agendar uma reunião, entre outros. Para que esse objetivo seja alcançado, é importante orientar o cliente sobre os próximos passos, ajudando a manter o fluxo da comunicação e facilitando a progressão em direção às metas pretendidas.

Aqui está um exemplo do Santander, em um e-mail onde o banco falava sobre as vantagens do seu cartão de crédito:

8. Use um tom positivo

Otimismo, confiança e cortesia são itens indispensáveis na hora de concluir um e-mail. Um tom positivo ajuda a passar uma imagem mais leve para a sua marca, além de estabelecer uma conexão mais profunda com seu público.

Aqui está um exemplo enviado pela Smiles:

9. Seja breve

A cada dia que passa, conquistar e reter a atenção do público se torna uma tarefa mais desafiadora. Por isso, é essencial manter a concisão e a objetividade para transmitir a sua mensagem de forma clara e eficiente, sem adicionar informações desnecessárias ou prolongar a comunicação além do necessário.

✅ Para isso, é preciso:

• Evitar repetições;
• Focar no que precisa ser dito;
• Usar frases curtas e diretas;
• Escolher cuidadosamente as palavras usadas.

10. Demonstre interesse

É preciso mostrar que a sua empresa realmente está disposta a oferecer as soluções que o seu público precisa e demonstrar interesse genuíno no destinatário. Assim, fica evidente que você valoriza o relacionamento com ele e deseja estabelecer uma conexão mais significativa.

Aqui está um exemplo enviado pela marca de roupas Helshe:

Para finalizar…

Os e-mails são uma das principais formas de conversar, interagir e conquistar seus clientes. Porém, assim como existe uma preocupação em relação a assuntos e chamadas que chamem atenção e façam os destinatários quererem abrir a mensagem, é preciso também ter atenção na conclusão dos conteúdos. Um encerramento bem elaborado pode influenciar a resposta dos seus clientes e ajudar a sua marca a alcançar seus objetivos de comunicação de forma mais rápida e eficaz.

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