Essa resposta é fácil: o limite de tamanho de e-mails é estabelecido para evitar um colapso total dos servidores.
Quando você envia um e-mail com anexos, todo esse conteúdo é enviado para os servidores do provedor. Agora, multiplique isso por milhões de contas, podendo enviar centenas de milhões de e-mails em questão de horas. Se não houvesse um limite, o fluxo potencial de dados seria absurdo.
Em uma comparação grosseira: seu serviço favorito de streaming conta com servidores capazes de armazenar todo o conteúdo determinado pela empresa; não existe uma variável aqui. Já para quem usa serviços de torrent, cada usuário se torna um pequeno servidor potencial, o que também reduz o impacto da alta movimentação de dados.
Não raro, provedores de e-mail comerciais contam com limites maiores, e isso acontece justamente porque esses serviços são pagos. Assim sendo, é possível investir mais em servidores e, de quebra, o número de usuários é limitado.
Agora que já demos conta do porquê, vamos às soluções: é importante entender os limites dos provedores de e-mail mais utilizados no Brasil, para evitar problemas na hora de enviar anexos. Inclusive, se você quiser conhecer os melhores provedores gratuitos usados por aqui, vale conferir este artigo.
Antes, contudo, vale um aviso. Existe também o conceito de etiqueta no envio de e-mails – e não, não estamos falando de tags! É etiqueta no sentido de educação mesmo. Acredite ou não, também existem regras de conduta não escritas sobre o convívio online, que podem inclusive afetar as chances de um e-mail ser entregue. Entre as regras mais básicas, está a de evitar anexos grandes demais.
Sim, talvez o provedor em questão trabalhe com anexos de 50 MB – vamos descobrir daqui a pouco. Mas arquivos pesados podem ser também uma grande fonte de dor de cabeça, especialmente para quem usa clientes de e-mail (não se preocupe, também vamos falar sobre isso).
Precisa enviar um arquivo pesado? Ao menos avise o destinatário, ou então faça uso de alguma das soluções que também vamos indicar nesse artigo, um pouco mais adiante.
A essa altura, quase todo mundo por aí tem um e-mail cadastrado no Gmail. Afinal de contas, o provedor do Google oferece acesso a uma série de recursos a reboque, como agenda, documentos, planilhas, e assim em diante. A integração do Gmail com outras plataformas, inclusive como método de login, é bastante ampla, e claro, ainda temos celulares Android usando contas Google para backup de dados.
Oficialmente, o tamanho máximo de arquivo para enviar pelo Gmail é de 25 MB. Vale reforçar, contudo, que o Gmail oferece a opção de fazer upload automático para o Google Drive de arquivos que ultrapassem esse limite. Caso você lide com anexos pesados, fique de olho no nível de ocupação do seu drive.
Se você é das antigas, talvez se lembre do Outlook como um cliente de e-mail (paciência, vamos chegar nesse tópico), parte integral da experiência de uso do Windows. Hoje, contudo, esse é o nome utilizado para o provedor de e-mails da Microsoft, possivelmente um dos principais concorrentes gratuitos do Gmail.
Ainda que não seja tão popular quanto o serviço do Google, o Outlook oferece recursos similares: o tamanho limite para anexos também é de 25 MB. Para arquivos maiores, existe a opção de integração com o OneDrive, serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft, que suporta até 2 GB.
Se você é dos tempos do MSN, certamente tem uma conta (talvez esquecida) no Hotmail. Caso o nome de usuário escolhido lá nos idos dos anos 2000 não seja motivo de vergonha, você pode desfrutar dos mesmos benefícios dos usuários do Outlook.
Isso acontece porque o Hotmail, tecnicamente, não existe mais. O domínio resiste, mas todo o sistema é exatamente o mesmo do Outlook – os dois são uma coisa só, o provedor da Microsoft. Ou seja: o tamanho limite para anexos do Hotmail também é de 25 MB e, caso você tenha uma conta no OneDrive integrada ao seu endereço de e-mail, pode aproveitar o serviço na hora de enviar anexos maiores.
Caso você utilize o Yahoo! Mail, a regra geral se mantém: 25 MB em anexos. Aqui, contudo, você não vai contar com uma integração automática com um serviço de armazenamento em nuvem, o que implica em um limite mais rígido.
Chegamos aos clientes de e-mail! Voltando aos tempos em que a internet era só mato, a grande maioria das pessoas dependia de um cliente de e-mail. Ou seja, um software que recebia e compilava as mensagens enviadas pelo provedor.
Com o advento do webmail – e-mails que você pode acessar diretamente pelo seu provedor –, clientes deixaram de ser uma necessidade, mas ainda oferecem vantagens. Por exemplo, você pode manejar diferentes provedores ou contas em um único cliente. Para quem tem ao menos uma conta pessoal e outra profissional, o uso de um cliente pode tornar a vida bem mais prática.
Um detalhe importante a se considerar quando usamos um cliente de e-mail é que ele vai fazer o download das mensagens, uma por vez. Quando os e-mails são apenas texto padrão, no muito com algumas imagens, isso não tem qualquer impacto. Agora, quando colocamos anexos pesados nesta equação, a coisa muda de figura. A depender da velocidade de conexão, um e-mail com um anexo muito grande pode causar um verdadeiro engarrafamento na caixa de entrada.
O cliente de e-mail gratuito da Mozilla, que promete simplificar a vida de seus usuários. Disponível tanto para computadores quanto para dispositivos móveis, o Thunderbird unifica caixas de entrada de provedores diversos, oferece recursos visuais customizáveis e organiza não apenas e-mails, como também contatos e agendas.
Um fator adicional interessante é que, tal como ocorre com o Firefox, o navegador da Mozilla, o Thunderbird é mantido por doações de usuários. Assim, mesmo sendo gratuito, ele não traz anúncios, e nem coleta dados pessoais dos usuários.
Sim, já falamos do Outlook por aqui – a versão web. Contudo, o bom e velho cliente de e-mail nativo do Windows também precisa fazer parte dessa lista. Ele já foi Outlook, tornou-se Windows Live, depois Windows Mail, e agora estamos retornando às origens.
O Outlook cliente oferece recursos limitados em sua versão gratuita, como 15 GB de armazenamento na caixa de e-mail, outros 5 GB na nuvem, e anúncios para o usuário. As versões pagas fazem parte dos pacotes Microsoft 365, que podem ser adquiridos por valores a partir de R$ 119,00 ao ano.
Assim mesmo, com exclamação! O The Bat! é um cliente de e-mail exclusivo para Windows, desenvolvido na Moldávia pelo Ritlabs. Talvez você esteja se perguntando: depois de falarmos do eterno Outlook e de uma criação da Mozilla, como chegamos a esse cliente?
O grande diferencial do The Bat! é sua segurança. Ao utilizar diversos canais de criptografia, ele protege seus dados e suas mensagens. Além disso, também conta com poderosos filtros contra spam, phishing e golpes de maneira geral.
Claro que isso tem um preço: disponível como The Bat! Home e Professional, este cliente pode ser adquirido por valores a partir de 47 euros, com direito a 30 dias de teste gratuito.
Agora que você já entende melhor esse universo de webmails, provedores e clientes, vamos ao próximo passo: soluções para enviar arquivos que ultrapassam o limite – seja este do provedor ou do bom senso.
A primeira dica já veio embutida ao longo do texto. Serviços como Google Drive e OneDrive permitem que você armazene grandes arquivos na nuvem, e então os compartilhe com outras pessoas, seja por um convite enviado diretamente ao e-mail delas, seja gerando um link.
A grande vantagem destes serviços é que você provavelmente já tem acesso a pelo menos um dos dois mencionados no parágrafo anterior. Contudo, é importante ficar de olho na capacidade de armazenamento da sua conta, lembrando de deletar arquivos de tempos em tempos para liberar espaço.
Essa solução é para quando você bate na trave do limite. É possível compactar arquivos, reduzindo seu tamanho; dificilmente essa redução será drástica, mas pode ser exatamente o que você precisa para conseguir enviar seu arquivo.
O WinRAR é um dos compactadores mais populares desde os primórdios da internet – e, ao contrário do que pode parecer, ele é gratuito. De toda forma, se você usa Windows, nem precisa se preocupar em instalar nada: basta encontrar o arquivo no Windows Explorer, clicar nele com o botão direito do mouse, selecionar “enviar para” e, a seguir, “pasta compactada”.
Aqui já temos um passo mais avançado da solução anterior: com alguns compactadores, inclusive o WinRAR, é possível compactar e dividir o arquivo em outros menores. Deve-se levar em conta que esses arquivos menores são inúteis sozinhos; eles devem ser descompactados, para então voltar a formar o arquivo original.
Para dividir um arquivo usando o WinRAR, você deve clicar nele com o botão direito, e então selecionar “add to archive”. Na janela que se abrirá, você encontrará a opção “split to volumes, bytes”, onde você pode definir o tamanho de cada fração do seu arquivo.
Para descompactar e formar o arquivo original, basta salvar todos os arquivos fracionados na mesma pasta, e então descompactar o primeiro. O WinRAR já identifica as partes e recria o arquivo para você.
Se a ideia de fracionar arquivos parece muito complicada, e você não quer comprometer espaço na nuvem, também é possível recorrer a um serviço de transferência de arquivos. Plataformas como WeTransfer e Dropbox permitem que você faça o upload de um arquivo e depois envie um link para que outra pessoa faça o download.
O WeTransfer, possivelmente o serviço mais popular hoje, oferece 3 GB de upload em sua versão gratuita, mantendo o arquivo disponível para download por uma semana. Sua versão paga tem valor inicial de 23 dólares mensais, com transferências ilimitadas.
Já o Dropbox atualmente só oferece versões pagas, a partir de 16 dólares por mês. É possível fazer uma avaliação gratuita por 30 dias.
FTP, ou file transfer protocol (protocolo de transferência de arquivo, em português), é um antigo sistema de transferência de arquivos. Por um lado, é inegavelmente eficiente; por outro, pode ser um tanto complexo e pouco seguro.
Resumindo bastante, o FTP permite conexão quase direta entre dois computadores, onde um pode acessar os arquivos do outro, com um servidor fazendo a ponte entre as duas máquinas. Essa conexão é, em geral, autenticada com uso de nome de usuário e senha, enquanto o servidor é identificado por um IP.
O grande problema do FTP é que, por ser um sistema bastante antigo, ele não leva em conta diversas necessidades de segurança atuais. Definitivamente pode ser uma mão na roda entre parceiros de trabalho, por exemplo, ou mesmo computadores diferentes utilizados por uma mesma pessoa. Mas é difícil recomendar seu uso na hora de enviar arquivos grandes para terceiros.
E-mails têm lá suas limitações? Sem dúvida. Mas essa resposta se aplica a qualquer ferramenta que usamos online. É inegável que eles evoluíram com a internet, respeitando a simplicidade de sua proposta original ao mesmo tempo em que agregaram novos recursos: integração com agenda, mais espaço de armazenamento, servidores mais potentes.
Fazer uso do seu e-mail é uma ótima forma de organizar seu dia a dia, criar um histórico e, acima de tudo, ter questões importantes devidamente documentadas. E agora, de quebra, você sabe como tirar o máximo de proveito dessa ferramenta na hora de compartilhar arquivos maiores.
Que tal começar o ano tirando as teias de aranha da sua caixa de entrada?
