A assinatura de e-mail é um bloco de texto personalizado que fica fixado no final do corpo de todos os e-mails enviados. Ela geralmente inclui informações como:
Em geral, esses são os elementos mais comuns em uma assinatura de e-mail — mas eles podem variar conforme as necessidades e políticas da empresa. Algumas empresas, por exemplo, podem exigir a inclusão de avisos legais, dependendo da sua área de atuação.
Embora muitas vezes seja subestimada, uma boa assinatura de e-mail realmente faz a diferença e sua importância é maior do que parece. Assim como no mundo real, onde uma assinatura em um documento demonstra seriedade e compromisso, uma boa assinatura de e-mail tem o poder de transmitir profissionalismo e confiança.
Essas são apenas algumas das vantagens que ela traz para suas comunicações. A seguir, vamos explorar os quatro principais benefícios de uma assinatura de e-mail bem feita:
Pode acontecer de você receber um e-mail que oferece um produto ou serviço interessante, mas que te deixa desconfiado porque não tem nem uma assinatura no final. Isso acontece porque a falta de uma assinatura bem feita pode passar a impressão de que a mensagem não é confiável. Nos dias de hoje já somos bombardeados por spams e mensagens de phishing constantemente, portanto a credibilidade é cada dia mais importante para as empresas com forte presença on-line.
Uma assinatura de e-mail completa e bem elaborada transmite a sensação de que há alguém sério e confiável por trás da comunicação. Isso é fundamental para todas as pessoas, mas principalmente para empresas que desejam conquistar a confiança de potenciais clientes e se destacar no mercado.
Além de gerar confiança, uma boa assinatura de e-mail funciona como um cartão de visita digital que facilita futuras comunicações. Com todas as informações de contato organizadas em um só lugar, fica muito mais fácil as pessoas entrarem em contato com você, seja por e-mail, telefone, site ou redes sociais. Ela saberão onde mais podem te encontrar, onde podem se conectar com você, quais redes você usa e terão acesso fácil e rápido a essas maneiras de comunicação.
Dessa forma, você demonstra que está acessível e, consequentemente, aumenta suas chances de fechar negócios.
Não é segredo que somos bombardeados diariamente por e-mails automáticos, ainda mais com o hype da inteligência artificial, onde grande parte dos conteúdos são gerados por máquinas. Nesse cenário, ter uma assinatura personalizada com sua foto, o logotipo da empresa ou uma pequena citação pode fazer toda a diferença, principalmente se o conteúdo enviado for uma newsletter.
Essa personalização não só faz você se destacar, mas também mostra que existe uma pessoa real por trás da mensagem. Isso ajuda a criar uma conexão mais genuína com seus contatos, tornando sua comunicação mais humanizada e autêntica.
A assinatura de e-mail pode ser uma poderosa ferramenta de marketing, principalmente quando o objetivo é aumentar a visibilidade de uma marca. Ao incluir o logotipo da empresa, links para o site e redes sociais, a assinatura não apenas reforça a identidade da marca, mas também desperta a curiosidade das pessoas em conhecer mais sobre ela.
Com um impacto visual constante, a assinatura de e-mail mantém a marca “fresca” na mente dos contatos e pode até atrair novos clientes ou parceiros. Um exemplo clássico desse impacto visual é o McDonald’s, pois só de as pessoas verem o “M” dourado elas já ficam com aquela vontade de dar uma passadinha numa loja para comer um lanche. Para isso a empresa toda tem que estar alinhada na comunicação visual, e a assinatura de e-mail não pode ser esquecida no meio disso.
Agora que você entendeu a importância da assinatura de e-mail, é hora de descobrir como criar a sua. Veja a seguir alguns passos essenciais para garantir uma assinatura de e-mail bem estruturada:
A máxima “menos é mais” se aplica perfeitamente na criação de uma assinatura de e-mail. O ideal é que ela tenha no máximo quatro ou cinco linhas de texto. Lembre-se de dar preferência às informações essenciais, como seu nome, cargo e dados de contato. Afinal, a assinatura não pode ser maior do que o próprio e-mail.
Além da quantidade de texto, é importante considerar a escolha da fonte e o tamanho que ela terá. Dê preferência a fontes que tenham uma boa legibilidade em diferentes dispositivos, como Arial, Verdana ou Calibri. Afinal, e-mails podem ser lidos de vários dispositivos diferentes e é importante considerar a facilidade de leitura em diferentes tamanhos de tela.
Outro ponto importante é escolher um tamanho de fonte que seja fácil de ler sem chamar mais atenção do que o conteúdo principal. O ideal é usar entre 10 e 12 pontos.
Quanto às cores, o recomendável é que você:
Outro ponto que merece atenção é o uso de imagens e banners. Apesar de tornar a assinatura de e-mail mais atraente, elas podem sobrecarregar o layout se não forem usadas com cautela.
Para evitar esse problema, é importante que você mantenha as imagens JPG ou PNG com um tamanho entre 300–600 pixels de largura e 150–200 pixels de altura, além de garantir que elas tenham uma boa resolução. Além disso, imagens maiores podem deixar seu e-mail muito pesado e dificultar o carregamento no dispositivo do destinatário.
Banners são opcionais, mas são ótimos para promover informações importantes, como eventos ou promoções. Um ponto de atenção é usá-los com moderação para não desviar a atenção do foco principal da assinatura.
HTML, que é a sigla para HyperText Markup Language, é uma linguagem que ajuda a deixar sua assinatura de e-mail mais estilosa e profissional.
Embora o HTML possa parecer um pouco técnico, existem ferramentas gratuitas que facilitam esse processo, como o HubSpot e o Signature.email. Essas ferramentas permitem que você insira suas informações e personalizações, gerando automaticamente o código HTML para tornar sua assinatura mais atraente.
Se preferir, você também pode usar as opções de personalização oferecidas pelo Gmail e pelo Outlook. Embora mais básicas, essas opções ainda permitem que você adicione elementos como imagens e links à sua assinatura de e-mail. Não é preciso ser um especialista em HTML, mesmo o conhecimento básico já pode fazer a sua assinatura se destacar das outras.
O tamanho da assinatura de e-mail costuma variar bastante, mas aqui estão algumas dicas para você encontrar a dimensão perfeita para suas necessidades:
Assim como no benchmarking, onde observar o sucesso dos outros pode ajudar a melhorar suas próprias estratégias, criar uma assinatura de e-mail também pode ser muito mais fácil se você puder comparar a sua assinatura com outras.
Comece observando as assinaturas de empresas semelhantes à sua ou de setores que você admira. Em seguida, analise como elas estruturam as assinaturas, o tamanho das fontes, o uso de imagens e a organização das informações.
Essa pesquisa de referências ajudará você a entender o que funciona bem e o que não funciona, facilitando a escolha do que melhor se adequa às suas necessidades. Ela também pode fazer o papel contrário, já que um mau exemplo também pode ser exemplar: você pode conferir o que não fazer, baseado em assinaturas que não atendem ao que você procura.
Para que sua assinatura seja realmente eficaz, ela precisa estar alinhada com a identidade visual da sua marca. Para garantir que isso será feito, não se esqueça de:
Seguir esses passos é fundamental não só para passar as informações importantes, mas também para reforçar a identidade da sua marca de uma forma que fique na memória. Lembre-se do exemplo do MacDonald’s que falamos acima — não faria sentido alguém de lá ter uma assinatura com um M roxo, não é mesmo?
Para criar e gerenciar assinaturas de e-mail de forma eficaz, nada melhor do que contar com plataformas especializadas. A Selzy, por exemplo, além de ser uma grande aliada no seu checklist de e-mail marketing, também oferece as seguintes ferramentas para gerenciamento de assinatura:
Além da Selzy, existem outras ferramentas que também podem ajudar nesse processo de criação e gestão de assinatura de e-mail.
O MySignature é uma ótima opção para quem busca personalização e simplicidade. Basta fazer seu cadastro, escolher um template, adicionar suas informações e ajustar o visual para a assinatura ficar do seu jeito. A ferramenta é gratuita, mas também oferece opções pagas se você quiser mais recursos.
Se você quer uma assinatura de e-mail ainda mais profissional, o Newoldstamp é uma ótima escolha. Ele oferece recursos avançados, como a replicação de templates, criação de layouts exclusivos para departamentos e suporte para tirar suas principais dúvidas.
Agora que você conhece o passo a passo para criar uma assinatura de e-mail eficaz, confira exemplos reais que mostram essas práticas em ação e se inspire ainda mais.
O primeiro exemplo de assinatura bem estruturada é o da Conquer. Além de conter todas as informações básicas de contato, como nome, sobrenome e cargo, a assinatura também possui ícones das principais redes sociais da empresa, facilitando o acesso para quem estiver interessado.
Além disso, a Conquer fez um excelente trabalho ao harmonizar as cores da assinatura com a foto do profissional, reforçando a identidade visual da marca e aumentando seu reconhecimento.
O segundo exemplo é da minha assinatura profissional no Infojobs. Ela inclui as informações básicas de contato, como e-mail e telefone corporativo, além dos ícones das três principais redes sociais do Infojobs.
Na parte inferior, incluímos um banner pedindo votos para o Top of Mind, premiação de RH. Esse é um excelente exemplo de como banners podem ser ótimos para promover coisas importantes, como uma campanha.
O terceiro e último exemplo é uma assinatura de e-mail com um layout mais clean, que reflete perfeitamente a identidade cultural da marca. As informações são apresentadas de forma clara e direta, facilitando a compreensão do destinatário.
Além disso, por serem um centro cultural, a assinatura inclui o endereço do local, o que é totalmente opcional e pode variar de acordo com o público-alvo, área de atuação e preocupações com privacidade e segurança. Se você decidir incluir o endereço, certifique-se de que ele esteja sempre atualizado.
Com este artigo, desmistificamos a ideia de que a assinatura de e-mail é apenas um simples detalhe – pelo contrário, ela é crucial não só para facilitar futuras comunicações, mas também para gerar confiança e aumentar a visibilidade da sua marca.
Uma prova disso é que, segundo a Campaign Monitor, você tem até 40 vezes mais chances de conquistar novos clientes com e-mail marketing do que com redes sociais.
É bom pensar no tamanho da assinatura, para que ela não fique grande ou pesada demais, e também lembrar que a fonte escolhida deve ser legível em diversos dispositivos. Considere com cuidado as imagens e banners que podem ser incluídos e não se esqueça de manter a identidade visual da sua empresa.
Agora é com você! Coloque as dicas citadas neste artigo em prática e crie uma assinatura que faça a diferença e te destaque dos demais. E claro: não se esqueça de contar com a ajuda de quem é especialista na área. Experimente a Selzy gratuitamente e descubra na prática como podemos impulsionar a qualidade dos seus e-mails!
