Em um mundo cada vez mais dinâmico e conectado, mais do que nunca, tempo é dinheiro. Se você já se perguntou se há formas eficazes de agilizar processos e otimizar a produtividade da sua equipe e do seu negócio, então você precisa conhecer a metodologia ágil!
A metodologia ágil nada mais é que um conjunto de práticas e estratégias utilizada na gestão de projetos que visa a realização e conclusão de tarefas de forma mais dinâmica e otimizada, poupando tempo e recursos, e adequando o fluxo de trabalho para a necessidade de cada cliente. Essas práticas surgiram através do Manifesto Ágil, e começaram a ser aplicadas primeiro na área de softwares e, em seguida, passaram a ser utilizadas por empresas de todos os nichos e tamanhos.
Criado em 2001 nos Estados Unidos, o Manifesto Ágil surgiu como uma resposta de um grupo de desenvolvedores de software aos processos muito inflexíveis na gestão de seus projetos, o que encarecia e dificultava o fluxo de trabalho. A ideia deste manifesto é justamente descomplicar e desburocratizar os estágios do desenvolvimento de um projeto, de forma que os processos se adequem ao trabalho, e não que o trabalho se adeque a um único modelo de processo.
O Manifesto Ágil se apoia em 4 valores:
E segue 12 princípios:
Ou seja, nas metodologias ágeis, o elemento humano é mais importante do que o elemento técnico. O Manifesto Ágil entende que uma equipe onde os colaboradores e clientes estejam em sintonia, e um projeto simplificado e funcional, cujo desenvolvimento abraça as mudanças ao invés de burocratiza-las, é mais importante do que se ater a planos e ideias que não estejam funcionando ou realizar extensas negociações que atrasem e compliquem o ambiente de trabalho.
Todos esses valores e princípios, embora desenvolvidos pensando em uma área de produção específica, podem ser adequados para ambientes de trabalho de qualquer nicho para otimização dos processos.
As metodologias tradicionais, popularmente conhecidas como “cascata”, priorizam a previsibilidade: têm orçamentos, cronogramas e um passo a passo bem definidos, que são, em geral, aplicados para todos os projetos de uma mesma empresa, sem distinção da necessidade específica de cada cliente ou ideia. Já a metodologia ágil busca olhar para cada projeto como algo único, adequando equipe, processos e tecnologias ao que cada um deles precisa, e mantendo-se aberto a mudanças de processo no meio do caminho, caso seja necessário.
Outra diferença é que a metodologia cascata costuma dar uma ênfase maior à preparação antes do início do projeto, quando são analisados todos os requisitos e necessidades daquele projeto, que são depois organizados na forma de cascata para a fase de execução. Já a metodologia ágil tem um “vai e volta” maior, possibilitando mudanças e ajustes no meio do caminho. A metodologia cascada ainda é muito utilizada em áreas que apresentam requisitos bem definidos e que não costumam mudar ao longo do desenvolvimento. Áreas como farmácia, medicina e aviação são áreas que costumam se beneficiar das metodologias tradicionais.
Apesar de ter começado na tecnologia da informação, a metodologia ágil é hoje amplamente aplicada em empresas de todas as áreas, como serviços terceirizados, desenvolvimento de produtos e até na publicidade, já que sua forma de tratar cada projeto como algo único pode ajudar a baratear os custos de marketing. Por não seguir um modelo específico, como na metodologia tradicional, é possível adequar os diversos tipos de metodologias ágeis ao que funciona melhor para o seu negócio e sua equipe.
Após a publicação do Manifesto Ágil, diversas empresas passaram a aplicar os princípios e técnicas da metodologia ágil em seus processos. A diversidade de possibilidades gerou subtipos de metodologias ágeis, conhecidas como frameworks, cada qual com sua particularidade. Algumas delas são:
Do japonês, kanban significa “cartão” ou “sinalização”. Essa metodologia utiliza-se de um sistema físico de sinalização – caixinhas, notas adesivas, luzes, linhas – para marcar o estágio de um processo, o status de desenvolvimento e o fluxo de trabalho de cada área de desenvolvimento.
Muito aplicado ao desenvolvimento de softwares, esse método se baseia em ciclos de desenvolvimento (também chamados de sprints), geralmente curtos, que duram de alguns dias a poucas semanas e são repetidos de forma constante por uma equipe enxuta, que faz checagens constantes de desempenho. Com essa metodologia, a equipe consegue visualizar o andamento das tarefas de forma mais dinâmica e localizar possíveis erros e pontos de melhora com maior agilidade.
O feature driven development, em tradução livre desenvolvimento orientado a recursos, divide as tarefas em funcionalidades menores, seguindo 5 conceitos:
A quebra da tarefa em funcionalidades faz com que sejam menores e mais curtas, trazendo agilidade ao processo como um todo.
Criado com enfoque na engenharia, essa metodologia visa otimizar a qualidade e as respostas ao cliente através de:
Por manter a simplicidade e a ponte entre quem contrata e quem desenvolve, essa metodologia é ideal para lidar com clientes que não tem clareza sobre o que desejam, permitindo que participem do projeto enquanto ele acontece, e não só após a conclusão.
Criada no Japão pós-guerra, esse método precede o Manifesto Ágil e tem como objetivo a redução do tempo de execução das tarefas e, principalmente, a redução de desperdício. Essa metodologia é facilmente escalável, podendo ser adaptada para projetos de qualquer tamanho, e permite a exclusão de tarefas ou processos que não sejam necessários à conclusão do projeto, economizando tempo e dinheiro. O lean se apoia em 7 conceitos:
Esse framework funciona através da implementação da metodologia scrum em larga escala, unindo de três a nove times trabalhando no desenvolvimento de um único projeto a cada ciclo. Com o Nexus, são escalados três papéis para o entrosamento das equipes:
Esses papéis criam o chamado Time de Integração, cujo trabalho consiste em fazer a mentoria, consultoria e verificação de dependências e problemas entre as equipes.
Agora que conhecemos alguns dos frameworks da metodologia ágil, você deve estar se perguntando: como essas ferramentas, desenvolvidas majoritariamente por e para a área de tecnologia, podem colaborar na gestão e planejamento de uma campanha de marketing?
Como vimos, apesar de terem sido criadas pensando no desenvolvimento de projetos de software, esses frameworks são adaptáveis para qualquer área, e podem trazer diversos benefícios para o seu negócio. Alguns deles são:
Não tendo um modelo fixo de desenvolvimento, compreende-se que cada projeto é único, assim como suas campanhas de marketing. Da mesma forma como não entregamos um e-mail marketing temático de Natal durante a Páscoa, adaptando o conteúdo e a estratégia de acordo com cada momento, o planejamento das campanhas também pode ser flexível, se adaptando às necessidades da sua empresa e ao que o seu cliente busca.
Com uma metodologia ágil, é possível focar mais no produto e menos no processo. Utilizar um framework ágil permite que você estude resultados e faça adaptações ao fluxo de trabalho para obter o maior valor possível de cada campanha, com foco individual nos objetivos específicos, sejam eles o aumento de vendas, maior número de leads, crescimento da sua lista de e-mails, entre outros.
Com processos reduzidos, poupando o time de tarefas desnecessárias e otimizando a entrega, é possível dar mais atenção ao produto, focando na qualidade da entrega e nas demandas que vão surgindo ao longo do desenvolvimento. Como as metodologias ágeis não partem de uma organização fixa de trabalho, é possível voltar e refazer, alterar ou interromper qualquer tarefa a qualquer momento para entregar um produto de maior qualidade ao seu cliente. Por exemplo, se você planeja uma campanha sazonal de vários e-mails semanais e observa que ela não gera os resultados esperados, é possível adequar ou mesmo interromper o processo para analisar as métricas e tomar medidas para aprimorá-las sem precisar esperar o fim da campanha para colher os resultados e analisar o que funcionou ou não.
Muitos dos frameworks da metodologia ágil se baseiam no contato constante entre cliente e equipe. Esse feedback otimiza a resposta do cliente, que não precisa esperar o desenvolvimento completo de um projeto para ter suas observações ou demandas atendidas, além de torná-lo parte integral do desenvolvimento, gerando uma maior satisfação com o produto final. No e-mail marketing, por exemplo, isso significa aproximar clientes internos, bem como externos, permitindo que o retorno de quem consome suas campanhas seja parte essencial do seu planejamento: afinal, um bom marketing não é nada se não tiver apelo para o seu público-alvo.
Se tempo é dinheiro, produtividade é ouro. Com a redução de tarefas, eliminando partes desnecessárias do processo, a equipe é capaz de focar no que realmente faz o projeto girar. Utilizar uma metodologia ágil quebra o desenvolvimento em demandas menores, mais fáceis e rápidas de serem concluídas, e incentiva o chek-up constante dos membros do time para relatarem e resolverem de forma conjunta os problemas que vão surgindo a cada etapa do desenvolvimento. Tudo isso gera uma equipe mais coesa e produtiva, que investe seu tempo de trabalho na realização do projeto e não desperdiça horas preciosas com atividades burocráticas que não colaboram com o produto final.
Há várias formas de melhorar o desempenho da sua equipe utilizando frameworks da metodologia ágil. Aqui vão as nossas dicas para você que quer adaptar uma dessas ferramentas para o seu negócio:
O primeiro passo é adotar uma mentalidade ágil, ou seja: criar um planejamento que contemple metas de curto, médio e longo prazo, e que vise o desenvolvimento constante de equipe, bem como de produtos. Ter uma mentalidade ágil é trabalhar a percepção de si e do seu projeto. Não basta, por exemplo, planejar uma campanha de e-mail marketing para atender a uma necessidade pontual: é preciso analisar como aquela campanha contribui para os objetivos de longo prazo, como é possível trazer inovação, entender o que seu cliente busca e como você pode atendê-lo. A mentalidade ágil olha para o todo, e não apenas para processos isolados.
Reúna sua equipe regularmente para verificar o andamento de tarefas, e o status geral dos projetos em desenvolvimento. Dessa forma, é possível resolver problemas conforme eles surgem, não permitindo que eventuais erros se acumulem e atrasem a entrega do projeto.
O backlog nada mais é do que um escopo de trabalho, a lista de tarefas que servirá de guia para o desenvolvimento. Priorizar o backlog significa não somente ter uma lista de tarefas bem estruturada, de acordo com a necessidade de cada projeto, mas também voltar a essa lista constantemente para realizar os ajustes necessários de acordo com cada demanda.
Metodologias como o Scrum focam no uso de sprints, ou seja, ciclos curtos de trabalho, como forma de acelerar a realização de tarefas. A quebra em tarefas menores e mais curtas mantém o time motivado, já que é possível ver resultados mais rapidamente e passar para a próxima tarefa de forma mais dinâmica.
Ao fim de cada ciclo, é essencial revisar o que foi feito, o que funcionou e o que precisa ser aprimorado. Essa revisão de tarefas serve não apenas para resolver problemas que possam ter acontecido no processo, mas também para gerar soluções que possam ser aplicadas nas etapas seguintes para evitar que os mesmos problemas se repitam.
Da mesma forma como é essencial revisar cada sprint, a revisão constante do status do projeto como um todo também se faz necessária, tanto internamente com a equipe como através de feedback com seu cliente. É importante verificar o que deu ou não resultado, o que gerou mais custos e exigiu mais tempo; a revisão constante dos processos otimiza os estágios seguintes, poupando a equipe e os recursos.
A utilização de métodos visuais, como na metodologia Kaban, torna as tarefas e as etapas do desenvolvimento mais claras e visíveis para todos os envolvidos. Você pode fazer isso com quadros interativos, post-its, ou através de ferramentas digitais de organização, como planilhas ou softwares como o Trello. Dando acesso a toda a equipe, é possível acompanhar o andamento de cada tarefa e visualizar os próximos passos para que todos tenham o objetivo final visível.
Toda metodologia ágil é feita de constantes ajustes, seja nas demandas individuais, seja no escopo do projeto. Não tenha medo de descartar aquilo que não for funcional para os objetivos do seu negócio e refazer o que puder ser melhorado. A verificação constante de resultados e revisão frequente de processos é o que traz a agilidade para essas metodologias.
Embora as técnicas tradicionais de gestão de projetos funcionem (e bem!) para diversos negócios, os frameworks da metodologia ágil trazem inovação e economia de tempo e recursos para as empresas onde são aplicados. Se a metodologia ágil for para você, não se esqueça:
