Desvendando a arte do e-mail profissional

A cada dia que passa, a comunicação digital se torna mais presente em nossas vidas. A prova disso é que, quando precisamos falar com alguém, é mais comum enviarmos uma mensagem para a pessoa do que ligarmos, concorda? No âmbito corporativo não é diferente, visto que as empresas se comunicam com seus clientes principalmente por meio dos e-mails. No entanto, é preciso estar atento em relação a alguns pontos para garantir que a mensagem seja envolvente e amigável, mas sem perder o profissionalismo.

Se você tem um negócio, é fundamental saber como escrever e-mails profissionais que ajudem a construir a imagem e a credibilidade da sua marca. Por isso, hoje vamos explorar quais componentes não podem faltar nas suas comunicações e trazer alguns exemplos de e-mails para te inspirar. Continue a leitura e saiba mais!

Primeiramente, o que é um e-mail profissional?

No cenário profissional, os e-mails devem ser muito mais do que uma simples troca de mensagens. Essa ferramenta é a oportunidade ideal de apresentar os seus produtos e serviços, abordar o seu cliente de uma forma única e proporcionar uma experiência positiva desde os primeiros momentos. Clique aqui e confira o nosso guia de como enviar e-mails em massa.

Porém, é preciso lembrar sempre que quem está falando é a sua marca e não você. Por isso, é necessário seguir alguns padrões de formalidade e etiqueta corporativa para manter o tom empresarial. Tudo isso ao mesmo tempo em que cativa e influencia a decisão de compra dos seus clientes. Parece desafiador, sabemos, mas basta ter em mente quais as características que deixam os seus e-mails mais profissionais.

E quais são essas características?

Se quando o assunto é criar e-mails profissionais você imagina um conteúdo escrito com uma linguagem super complexa e rebuscada, pode ficar tranquilo que não é nada disso. São apenas alguns pontos que ajudam não só a elevar a qualidade da sua mensagem, mas também a atrair novos públicos. Aqui estão os principais deles:

1- Use um estilo de escrita profissional

Certifique-se que o seu e-mail possui clareza, concisão e objetividade.

Cada palavra deve ser escolhida cuidadosamente para transmitir a mensagem desejada de maneira eficaz, evitando ruídos e ambiguidades. Independentemente de qual o objetivo do texto (divulgar um novo produto ou serviço, atualização de algum processo, fortalecimento da marca, etc), é preciso garantir que as informações apresentadas estejam organizadas e sejam fáceis de compreender.

2- Linguagem competente

É crucial também se atentar à boa escrita em termos de gramática, ortografia e pontuação. Além de facilitar o entendimento da mensagem, isso também demonstra que a empresa não é nenhuma amadora.

A empresa deve também mostrar que domina o assunto sobre o qual está falando. É importante evitar o uso excessivo de jargões técnicos que possam alienar o destinatário, mas, ao mesmo tempo, empregar terminologias específicas quando necessário, demonstrando conhecimento e expertise na área.

3- Esqueça as gírias e as abreviações

Para garantir que a mensagem seja clara e completa, é importante evitar gírias e abreviações. 

Isso não só ajuda a preservar a formalidade na comunicação profissional, como também reforça a seriedade da mensagem, garantindo que a informação seja interpretada corretamente, sem espaço para mal-entendidos. Isso não significa que os e-mails não podem ser leves ou até descontraídos, mas é preciso entender que certos termos podem causar uma imagem errada e impactar na reputação da sua marca.

4- Educação acima de tudo

A educação é o pilar de qualquer comunicação, independentemente do meio. Seja pessoalmente ou por mensagem, é indispensável demonstrar respeito pela pessoa que está do outro lado.

Adotar um tom educado é o primeiro passo para estabelecer uma comunicação positiva. Isso inclui o uso adequado de saudações e encerramentos, expressando agradecimento quando apropriado. Também é fundamental não cobrar ou pressionar o destinatário, contribuindo para uma relação respeitosa e colaborativa.

5- Não seja inconveniente

Sabemos que você tem muito para mostrar e compartilhar com os seus destinatários. Porém, é preciso tomar cuidado para não lotar a caixa de entrada do seu público com e-mails indesejados. Manter uma boa frequência de mensagens é importante, mas quando você começa a irritar os seus clientes, dificilmente eles voltarão a abrir as suas mensagens.

Outro ponto que também merece atenção são os horários. Considere os fusos onde seus clientes estão e dispare seus e-mails em momentos estratégicos do dia. E-mails enviados de madrugada ou tarde da noite, por exemplo, dificilmente serão lidos e assimilados.

15 ótimos exemplos de e-mails profissionais

Agora que você já conhece quais elementos garantem o profissionalismo de um e-mail, é hora de conferir alguns exemplos para se inspirar e aplicar na sua empresa. Lembre-se: uma mensagem pode possuir infinitos objetivos e intenções diferentes, mas o cuidado nos detalhes deve estar sempre presente desde o assunto do e-mail para fortalecer a sua marca e encantar os seus destinatários.

1. E-mail para divulgar o lançamento de um produto

Esse é um dos tipos mais comuns no dia a dia de qualquer negócio. Afinal, seu público precisa saber sobre as novidades que a sua empresa está trazendo e como elas podem fazer a diferença na vida deles.

✅ Confira um bom exemplo da Hering, a gigante do varejo de roupas:

2. E-mail para solicitar um guest post

No mundo do marketing digital, os guest posts são bastante comuns. Tratam-se de artigos de blog onde o autor é um convidado e não o dono do site. Geralmente os autores são especialistas em um determinado assunto ou nicho.

✅ Uma boa maneira de fazer isso é assim:

Olá, [nome da pessoa]. Tudo bem?

Me chamo [seu nome], sou [seu cargo] no blog [nome do blog]. Estamos impressionados com sua experiência em [área de especialização] e gostaríamos de convidá-lo(a) para escrever um post em nosso blog. Acreditamos que os seus conhecimentos e a sua perspectiva única seriam extremamente valiosos para nossa audiência. 

Se estiver interessado(a), basta responder esse e-mail para agendarmos um papo e discutirmos alguns temas. Aguardamos sua resposta!

Atenciosamente,

[Seu Nome]

3. E-mail para oferta de parceria de afiliados

Afiliados são pessoas que recebem uma comissão por cada visita, inscrição ou venda que geram para um comerciante. Assim, esta é uma excelente estratégia para ampliar o alcance da sua marca e terceirizar o processo de vendas.

✅ Uma boa maneira de convidar afiliados é assim:

Prezado [nome do potencial parceiro],

me chamo [seu nome] e represento a [nome da sua empresa]. Diante do seu excelente alcance e conteúdo de qualidade em [área de atuação], gostaríamos de convidá-lo para uma parceria de afiliados com benefícios exclusivos. 

Se estiver interessado em maximizar seus ganhos e ganhar comissões generosas promovendo os nossos produtos, basta responder a esse e-mail para saber mais detalhes. 

Aguardamos ansiosos para darmos início a essa colaboração!

Atenciosamente,

[seu nome]

4. E-mail para convidar para um evento

Criar e organizar eventos traz uma série de benefícios para a sua marca: geração de autoridade, engajamento da audiência, demonstração de produtos e serviços e muito mais. Mas um evento sem participantes não funciona, não é?

✅ Aqui está uma bom exemplo da Escola Conquer:

5. E-mail de oferta de produto ou serviço

Uma das principais funções do e-mail no contexto corporativo é aumentar suas vendas e seu faturamento. Para isso, é preciso estar sempre divulgando seus produtos e serviços, bem como os diferenciais únicos que eles oferecem.

✅ Aqui está um bom exemplo do Nubank ao divulgar um serviço para contas PJ:

6. E-mail para geração de leads

Gerar leads é crucial para construir relacionamentos, impulsionar vendas, otimizar estratégias de marketing e adaptar-se às mudanças no ambiente de negócios. E o primeiro passo para tudo isso pode ser o e-mail.

✅ Uma boa maneira de fazer isso é assim:

Prezado(a) [nome do cliente],

me chamo [seu nome] e sou [seu cargo] na [nome da sua empresa]. Por meio do(a) [nome da solução], ajudamos empresas a otimizar processos e aumentar a eficiência das suas operações de maneira inovadora. 

Caso deseje impulsionar os seus negócios e tenha interesse em nossos serviços, basta acessar a nossa landing page em [link] para conferir mais informações e preencher o formulário com os seus dados. Assim, poderemos entender as suas necessidades e oferecer a melhor solução possível.

Atenciosamente,

[seu nome]

7. E-mail para anunciar uma oferta ou desconto

Pensar em formas de atrair e encantar os seus clientes deve ser o pilar do seu negócio. Uma boa maneira de fazer isso é oferecendo descontos e condições especiais para estimular que eles adquiram os seus produtos ou serviços.

✅ Aqui está um bom exemplo de e-mail da Drogasil:

8. E-mail para fidelizar um cliente

No mundo dos negócios, manter um cliente antigo é mais vantajoso e barato do que conquistar um cliente novo. Para isso, existem inúmeras estratégias: oferecer cupons de desconto, personalizar o atendimento e a experiência, garantir a qualidade dos produtos e serviços, entre outras.

✅ Aqui está um bom exemplo de e-mail enviado pela ELSA, um app que ajuda a melhorar a pronúncia do inglês:

9. E-mail de ação

Organizar, planejar e realizar ações é indispensável para marcas que desejam crescer e obter sucesso. Por meio delas, é possível aumentar a visibilidade da empresa, engajar os consumidores, gerar conteúdo, construir relacionamentos e se destacar em relação aos concorrentes.

✅ Uma boa maneira de convidar seus clientes a participarem das ações é assim:

Olá, [nome do cliente]. Como vai?

Já está sabendo que a [nome da empresa] lançou a ação [nome da ação]?

Ao participar, você poderá [descrever os benefícios da ação]. Essa é a sua chance de fazer a diferença e transformar seus objetivos em realidade!

Acesse [link] para se cadastrar e tornar esse projeto um sucesso conosco.

Atenciosamente,

[seu nome]

10. E-mail institucional

Tão importante quanto vender é contar uma boa história. Falar sobre a jornada, valores e crenças da sua empresa não só cria uma personalidade para o seu negócio, mas ajuda também a criar conexões reais com o seu público. 

✅ Aqui está um bom exemplo do Itaú, que recentemente mudou a sua marca:

11. E-mail sobre a última postagem do site

É fundamental manter seus clientes sempre bem informados sobre suas últimas atualizações e novidades. Através do e-mail, é possível fazer isso de maneira rápida, simples e objetiva, os direcionando para o conteúdo desejado.

✅ Uma boa maneira de fazer isso é assim:

[Nome do cliente], tem novidade em nosso site!

Falamos sobre um assunto que acreditamos que seja do seu interesse: [nome do tema/assunto principal]. Basta acessar o nosso site através do [link], conferir o conteúdo e obter insights valiosos sobre o tema.

Esperamos que goste!

Atenciosamente,

[seu nome]

12. E-mail com solicitação de feedback

Quer melhorar a qualidade dos seus serviços e produtos, mas não sabe por onde começar? É simples: ouça os seus clientes. Por meio das experiências deles, você entenderá melhor sobre as necessidades do seu público, identificará quais pontos precisam ser melhorados e descobrirá quais oportunidades podem ser aproveitadas. Tudo isso com apenas um e-mail.

✅ O MaisMei soube fazer isso muito bem:

13. E-mail após o registro do usuário

A transparência é algo valorizado pelos clientes de qualquer setor. Enviar e-mails confirmando transações, processos e inscrições traz mais confiança para a sua marca e demonstra que existe uma preocupação em manter seu público sempre bem informado e acolhido.

✅ Aqui está um bom exemplo de e-mail enviado pelo banco Digio:

14. E-mail para acompanhamento do e-mail anterior

No meio digital, estamos constantemente sendo bombardeados por inúmeras informações. Tudo acontece tão rápido que, às vezes, uma determinada mensagem pode acabar passando despercebida. Para evitar que isso aconteça, é importante relembrar os clientes sobre os seus últimos e-mails e tocar em assuntos discutidos anteriormente.

✅ Uma boa maneira de fazer isso é assim:

Olá, [nome do cliente]. Como vai?

Nos últimos dias, te enviamos um e-mail falando sobre o [nome do produto/serviço] e sobre como ele(a) pode ser a solução perfeita para o seu dia a dia. Porém, não obtivemos nenhuma resposta sua sobre essa inovação.

Caso não tenha visto a mensagem, basta acessar [link] para conhecer todos os detalhes. Se precisar, também estamos à disposição para dúvidas e mais informações.

Atenciosamente,

[seu nome]

15. E-mail para promover um artigo do blog

Ter um blog é essencial para o seu negócio. Além de criar conteúdos relevantes para o seu público, isso também ajuda a melhorar o posicionamento da marca nos resultados de pesquisa (SEO), educar os seus clientes em relação aos seus produtos e serviços, humanizar a sua marca, gerar leads e muitos outros benefícios. Portanto, os e-mails também devem ser usados para ajudar a aumentar o tráfego do seu blog, sempre contextualizando o assunto e despertando o interesse do destinatário para que ele queira ler o conteúdo na íntegra.

✅ Aqui está um bom exemplo da Asas DH, empresa especializada em treinamento e desenvolvimento de equipes profissionais:

Recapitulando…

No mundo corporativo, os e-mails são mais do que uma forma de se comunicar. Tratam-se de uma forma de conquistar, encantar e cativar os seus clientes, desde que você utilize o tom correto e siga algumas determinações.

Ao dominar a arte de redigir e-mails profissionais, é possível aprimorar suas habilidades de comunicação, construir relações mais sólidas com os seus clientes e moldar a percepção que eles têm em relação à sua marca.

Basta seguir as nossas dicas e contar com a Selzy para criar campanhas de e-mails que garantem o sucesso do seu negócio.